Global payroll automatiseren: wat je bedrijf moet weten

Global payrollbeheer kan een enorme uitdaging worden naarmate je bedrijf internationaal uitbreidt.

Je moet op de hoogte blijven van de regelgeving in steeds meer landen en je weg vinden in steeds meer processen. Er zijn meer administratieve taken, berekeningen en rapporten, en de gevolgen van eventuele fouten worden groter.

Daarom is automatisering een goed idee. Door software te gebruiken die veel van deze processen automatiseert, kun je tijd, geld en bronnen besparen en een payroll uitvoeren die nauwkeuriger en veiliger is.

In dit artikel bespreken we de voordelen van het automatiseren van je payroll en geven we je wat handige tips om je eigen payrollproces te automatiseren.

Laten we aan de slag gaan.

Wat is automatisering van de global payroll?

Automatisering van de payroll betekent dat je software gebruikt om ingewikkelde of repetitieve taken van dit proces uit te voeren. Je vermindert je administratieve last en verbetert je beveiliging tegen fraude en gegevensverlies. Zo maak je het hele global payrollproces efficiënter.

En het belangrijkste: door te automatiseren zorg je ervoor dat je payroll compliant is met lokale arbeids- en belastingwetgeving én met eventuele wetswijzigingen. Je krijgt ook minder te maken met discrepanties en vermindert de kans op fouten die ontstaan bij handmatige gegevensinvoer.

Wat is het verschil tussen het automatiseren van een standaard versus een global payroll?

Het belangrijkste verschil zit in het bereik en de integratiemogelijkheden.

Standaard payroll richt zich op het automatiseren van belangrijke taken, zoals salarisberekeningen, wettelijke belastinginhoudingen, belastingaangifte en het genereren van loonstrookjes. Het is meestal ontwikkeld voor activiteiten in eigen land, zonder veel toeters en bellen.

Global payroll, daarentegen, is afgestemd op bedrijven met teamleden in verschillende landen, maar het kan ook gebruikt worden voor activiteiten in eigen land. Remote Global Payroll biedt bijvoorbeeld interne, lokale payrollsupport over de hele wereld, en regelt automatisch wijzigingen in lokale compliance. Zo voldoe je altijd aan de verschillende wettelijke eisen in verschillende regio's.

Je kunt geautomatiseerde global payroll naadloos integreren in global HR-platforms, onkostenbeheer en tijd- en registratiesystemen. Daardoor is het een uitgebreide en efficiënte oplossing om internationale teams te beheren. Dit is handig als je een alles-in-één global HR-solution gebruikt, zoals Remote, of meerdere tools wilt integreren.

Kortom, met geautomatiseerde standaard payroll kun je je payroll primna beheren, maar krijg je niet de uitgebreide dekking en integratiemogelijkheden van geautomatiseerde global payroll.

Wat zijn de voordelen van een geautomatiseerde global payroll?

Automatisering wordt steeds populairder bij internationale bedrijven. Je bespaart er kosten mee en het is een efficiënte tool voor international payroll processing.

Dit zijn een aantal belangrijke voordelen van een geautomatiseerde payroll:

Snelle en eenvoudige betalingen

Met een geautomatiseerde global payroll kun je binnen- en buitenlandse teamleden binnen een paar minuten uitbetalen. Op ons centrale platform voor het beheer van de payrollgegevens van je team kun je het hele proces stroomlijnen, ongeacht de locatie of valuta.

Zo zorg je er ook voor dat je overal aan de arbeidsregelgeving voldoet, terwijl je de kosten voor buitenlandse transacties beperkt houdt.

Makkelijkere rapportage

Als je je global payroll automatiseert, kun je makkelijker rapporteren doordat alle HR-gegevens op één veilige plek in de cloud staan. Er zijn geen handmatige processen meer en je kunt eenvoudig bij alle gegevens.

Met deze technologie kun in realtime al je internationale HR-gegevens eenvoudig op één plek inzien.

Support bij het plannen van je global benefits

Een global benefits-programma opstellen voor je bedrijf kan een ontmoedigend idee lijken. Gelukkig kun je dit proces met automatisering stroomlijnen om toegang te krijgen tot uniforme werknemersgegevens en gebruiksvriendelijke tools. Zo ontwikkel en beheer je aangepaste secundaire arbeidsvoorwaardenpakketten voor verschillende locaties en blijf je altijd compliant.

Daarnaast kun je door te automatiseren je werknemersparticipatie in realtime bijhouden, zodat je je bedrijfsmiddelen efficiënter kunt inzetten.

Efficiëntie in de cloud

Payrolltechnologie in de cloud is een andere handige manier om meer efficiëntie te creëren. Je kunt geautomatiseerde secundaire processen, zoals betalingen bijhouden en belastingaangiften, snel en nauwkeurig beheren met een cloud solution zoals die van Remote.

Je hoeft dan niet meer handmatig gegevens in te voeren en hebt geen last meer van inefficiënte verouderde systemen. Je krijgt daarnaast de schaalbaarheid om nieuwe landen toe te voegen zonder je zorgen te hoeven maken over ingewikkelde integraties en systeemupdates.

Beheer van internationale aandeelvergoedingen

Zonder geautomatiseerde payroll kan het lastig zijn om aandelenopties en bonusregelingen te beheren. Met de juiste geautomatiseerde oplossing kun je het proces van aandelenbeloningen toekennen, bijhouden, opnemen en annuleren eenvoudiger maken. Het is een efficiënte manier om de investeringen van werknemers in verschillende landen bij te houden.

Daarnaast zorg je met geautomatiseerde processen voor het beheer van aandelenopties of toekenningen van restricted stock units (RSU's) dat je internationale teams de juiste ondersteuning krijgen bij hun belastingaangifte.

Betalingen voor werknemers en zzp'ers

Met een geautomatiseerde global payroll solution betaal je werknemers en zzp'ers makkelijk uit, of ze zich nu in het binnen- of buitenland bevinden. Dit is zeer waardevol, aangezien belastingstructuren, betalingsmethoden en andere juridische aspecten in elk land anders zijn.

Met geautomatiseerde payroll blijf je met gemak altijd compliant en krijg je niet te maken met dure fouten en vertraagde betalingen.

Makkelijker tijd en verlof bijhouden

Door te automatiseren kun je betaald verlof en tijd en aanwezigheid makkelijker bijhouden, zodat je een duidelijk beeld krijgt van het verlof van je teamleden over de hele wereld. Door te automatiseren kun je er ook voor zorgen dat je werknemers het juiste bedrag uitbetaald krijgen, conform internationale arbeidswetten, en hoef je niet meer handmatig gegevens in te voeren.

Gestroomlijnde opties voor belastingaangifte

Met een geautomatiseerd systeem kun je snel en eenvoudig belastingen berekenen en inhouden volgens de lokale regelgeving. Zo reduceer je het risico op niet-naleving. Je krijgt ook toegang tot een centrale hub met al je werknemersgegevens, waardoor het eenvoudiger is om snel en nauwkeurig belastingaangifte te doen.

Automatisering zorgt ook voor minder menselijke fouten die worden gemaakt bij handmatige belastingaangifte en daarnaast heb je op elk gewenst moment realtime inzicht in je global payrollwerkzaamheden. Zo kun je weloverwogen beslissingen maken over de financiën van je bedrijf zonder dat je hoeft te wachten op rapportages aan het einde van de maand of te maken krijgt met andere vertragingen.

24/7 support

Een van de grootste voordelen van een geautomatiseerde global payroll solution is dat je 24/7 support krijgt van je leverancier.

Met de juiste geautomatiseerde payroll-leverancier krijg je altijd snel antwoord op dringende vragen. Je hoeft je geen zorgen te maken over het missen van belangrijke deadlines door verschillen in tijdzones of taalbarrières: je krijgt altijd support, waar ter wereld je team zich ook bevindt.

Welke payrolltaken kunnen worden geautomatiseerd?

Veel payrolltaken kunnen worden geautomatiseerd met een moderne payroll solution zoals Remote. Het gaat om taken als:

Betalingsberekeningen

Remote berekent salarissen, uurlonen en overuren door de gewerkte uren en aanwezigheidsgegevens te integreren. Hierdoor ontstaat een nauwkeurige en efficiënte payrollberekening.

Belastingberekeningen

We stroomlijnen belastingberekeningen voor elk loonstrookje op landelijk en regionaal niveau. Ons platform past het automatisch aan de belastingwetgeving in verschillende landen aan, ook als deze verandert.

Inhouding van secundaire arbeidsvoorwaarden

Remote berekent automatisch wat er aan secundaire arbeidsvoorwaarden moet worden ingehouden. Denk hierbij aan zorgverzekeringen, pensioenplannen en andere persoonlijke opties.

Tijd- en aanwezigheid bijhouden

Onze geïntegreerde systemen regelen automatisch het volgende: registratie van gewerkte uren, beheer van overuren, bijhouden van ziekteverlof en nauwkeurige betalingsberekeningen op basis van maanwezigheidsgegevens.

Payrollverwerking

Global Payroll regelt het volledige payrollproces, waaronder het genereren van loonstrookjes en het uitvoeren van directe stortingen. Zo zorgen we voor tijdige en nauwkeurige betalingen.

Payrollrapporten

Voor een effectief overzicht kun je automatisch uitgebreide payrollrapporten genereren, met daarop de payrollkosten, belastinginhoudingen en bijdragen aan secundaire arbeidsvoorwaarden.

Compliance-rapportage

Je kunt ook automatisch belangrijke compliancedocumenten aanmaken, zoals W-2- of 1099-formulieren en verschillende internationale belastingformulieren, om te zorgen dat je nauwkeurig blijft en aan internationale wetgeving blijft voldoen.

Verwerking van de jaarafsluiting

Met Remote kun je belangrijke taken voor de jaarafsluiting automatiseren, zoals het toekennen van bonussen, aanpassingen doen voor de aankomende belastingaangifte of belastingdocumenten voorbereiden voor de jaarafsluiting. Zo laat je de overgang naar het nieuwe boekjaar soepel verlopen.

Integratie met boekhoudsystemen

Je kunt je payrollgegevens eenvoudig synchroniseren met boekhoudsystemen voor het maken van realtime financiële rapporten en effectieve budgettering, en om het financiële beheer van je bedrijf te stroomlijnen.

Hoe kan ik mijn global payroll automatiseren?

Nu je weet wat de voordelen van een geautomatiseerde global payroll zijn, is de vraag hoe je het moet aanpakken.

Hier zijn wat tips:

Vind de juiste payroll-leverancier voor je bedrijf

De beste optie om je internationale payroll te automatiseren, vooral voor kleinere bedrijven, is om het uit te besteden aan of gebruik te maken van een global HR-leverancier zoals Remote. Je werkt dan samen met ervaren experts die je global payroll kunnen regelen in meerdere landen. Ook zorgen zij voor naleving en nauwkeurigheid, meteen vanaf het onboardingsproces.

Zorg dat je je due diligence uitvoert voordat je een leverancier kiest die je kunt vertrouwen, betrouwbaar is en voldoet aan jouw specifieke wensen.

Dit zijn de belangrijkste automatiseringsfuncties voor je payroll waar je op moet letten bij het kiezen van een leverancier:

Een transparante payroll

Een solide automatiseringssysteem voor je payroll moet je een duidelijk overzicht bieden van alle aspecten van het payrollproces. Payrollactiviteiten moeten eenvoudig te beheren zijn en je moet duidelijk inzicht hebben in aankomende taken en payrollplanningen.

Remote biedt dit allemaal en zorgt ervoor dat je payroll-runs eenvoudig kunt checken, bewerken en goedkeuren. Ook kun je ons op de hoogte brengen van wijzigingen of aankomende payroll-gerelateerde taken. 

Volledige transparantie

Transparantie is bij het automatiseren van de payroll van essentieel belang om binnen een organisatie vertrouwen duidelijkheid te behouden. Remote levert je een uitgebreid overzicht van alle payrollgerelateerde onderdelen, zoals belastingen, secundaire arbeidsvoorwaarden en inhoudingen.

Deze transparantie is essentieel voor een effectieve financiële planning en duidelijkheid en zorgt voor beter inzicht in hoe payrollkosten van invloed zijn op de algemene financiële gezondheid van je organisatie.

Toegangscontrole

Toegangscontrole maakt zorgvuldig beheer van financiële onderdelen mogelijk. Remote zorgt voor nauwkeurige tracking en goedkeuring van verschillende elementen, zoals aandelen, bonussen, salarisaanpassingen en betaald verlof.

Dit niveau van controle is van essentieel belang om het payrollproces nauwkeurig te houden en te zorgen dat werknemers op de juiste manier voor hun werk worden vergoed. 

Instant updates

Met de automatiseringsmogelijkheden van Remote stroomlijn je belangrijke HR-processen, waaronder de onboarding van nieuwe werknemers en de verwerking van vertrekkende werknemers. Je payrollgegevens blijven zo up-to-date en correct, doordat wijzigingen in je personeelsbestand meteen worden verwerkt.

Instant updates voorkomen fouten in de payroll en zorgen ervoor dat nieuwe werknemers op tijd en correct worden betaald.

Ingebouwde flexibiliteit en ondersteuning

Remote regelt reguliere payrollprocessen, biedt flexibiliteit voor betalingen die buiten de cyclus vallen en geeft je de mogelijkheid om je payroll van tevoren klaar te zetten. Deze functie is handig voor het beheren van bonussen, commissies en correcties.

Daarnaast staat er altijd een gespecialiseerde payrollspecialist voor je klaar om je vragen te beantwoorden. Deze expert kan je begeleiden bij ingewikkelde payrollsituaties en zorgen dat al je payroll-uitvoeringen compliant en nauwkeurig zijn.

Payrollnaleving

Het is voor elk automatiseringssysteem voor payroll cruciaal dat het voldoet aan de lokale arbeidswetgeving. Remote berekent de juiste bedragen nauwkeurig en betaalt ze aan de lokale autoriteiten.

Bewaar je HR-gegevens veilig op één platform

Zorg ervoor dat al je HR-gegevens veilig opgeslagen en toegankelijk zijn via één platform, voordat je met de automatisering start. Door deze informatie centraal op te slaan, kun je eenvoudig de dossiers inzien van werknemers in verschillende landen. Zo ben je minder tijd kwijt dan wanneer je bestanden voor elke locatie of werknemer handmatig moet verzamelen.

Een centrale database maakt het ook makkelijker om te voldoen aan je nalevingsverplichtingen. Je kunt de regelgevingen in verschillende rechtsgebieden beter bijhouden en hoeft niet meerdere systemen te updaten. Je team is hierdoor minder tijd kwijt aan handmatig werk en er worden geen fouten meer gemaakt bij het verwerken van buitenlandse betalingen.

Vertrouw op deskundig advies van je global payroll-leverancier

Je global payroll-leverancier moet veel kennis en expertise hebben als het gaat om naleving. Remote is op de hoogte van lokale regelgeving, belastingverplichtingen, vakantiedagen, loon en andere belangrijke informatie. Je moet relevant en goed advies krijgen wanneer dat nodig is.

Met een global HR-partner hoef je geen geld en middelen te besteden aan het opzetten van een team van interne experts. Zorg dat je hier gebruik van maakt en vertrouw op de lokale expertise van de belasting- en juridische experts van je leverancier.

Hoelang duurt het om global payroll te automatiseren?

Hoelang het duurt om payroll te automatiseren, hangt af van de volgende factoren:

• De specifieke wensen en eisen van je organisatie

• De complexiteit van je huidige payroll-infrastructuur

In het algemeen duurt het ergens tussen de zes weken en een paar maanden om over te stappen naar een geautomatiseerde global payroll solution. Dit proces omvat onder andere implementatie, onboarding, gegevensmigratie/-transformatie, het trainen van stakeholders en andere aanpassingen die jij nodig hebt.

Het belangrijkste is om een ervaren partner, zoals Remote, te kiezen die je wensen begrijpt en elke stap van het traject goed kan begeleiden, van de eerste opzet tot de uiteindelijke lancering.

Global payroll automatiseren met Remote

De global payroll solution van Remote is ontwikkeld met dit idee in het achterhoofd. Met ons platform kun je:

• je payrollprocessen samenvoegen en stroomlijnen

• tijdrovende administratieve taken reduceren

• zorgen dat je alle lokale belasting- en arbeidswetten naleeft

• payrollkosten verminderen

• 24/7 gebruikmaken van ondersteuning

De automatiseringsfuncties van Remote nemen al het zware werk van je over, zodat jij je tijd, geld en middelen kunt besteden aan wat voor jou belangrijk is.

Praat met een van onze experts voor meer informatie over de voordelen van een geautomatiseerde global payroll en ontdek hoe we samen je bedrijf vandaag nog klaar kunnen maken voor de toekomst.

Vertrouw op de leider op het gebied van payroll in meerdere landen volgens G2 om overal ter wereld je team te betalen

Je hebt minder kosten, beheert belastingen en secundaire arbeidsvoorwaarden en voldoet overal ter wereld aan de regels als je je payroll consolideert met Remote.

Aan de slagEen demo plannen