Wanneer moet je een employer of record gebruiken en welke moet je dan kiezen?

De werkwereld heeft zich voor onze ogen ontwikkeld. Het afgelopen jaar hebben we gezien dat meer werknemers remote zijn gaan werken en dat er steeds meer online wordt samengewerkt, waardoor niet alleen werken maar ook werving voor altijd is veranderd.

Het is geen wonder dat de grootste bedrijven ter wereld wereldwijd werven nu zien als een bedrijfsvoordeel en een kans waarmee ze inzicht kunnen krijgen in nieuwe markten en meer diverse ideeën kunnen ontwikkelen. Door internationaal te werven kunnen ze ook de uitdagingen aanpakken die zich voordoen bij het vinden en behouden van het juiste talent onder het groeiende aantal mensen dat geïnteresseerd is in een overplaatsing. De risico's en complicaties van internationaal werven hebben echter lang een hindernis gevormd voor bedrijven die de grens over wilden.

Dus, wat moet een hiring manager doen? In veel scenario's is de makkelijkste manier werken met een employer of record (EOR).

Waarom zou je een employer of record gebruiken?

De meeste recruiters kennen het probleem dat ze de perfecte kandidaat voor een rol vinden, maar deze helaas moeten afwijzen vanwege het woonland. Employers of record bieden de oplossing voor dit probleem.

Wat is een employer of record?

Een employer of record is een entiteit die je kunt inschakelen om legaal (en efficiënt) je droomkandidaten in dienst te nemen, ongeacht hun woonplaats. Op papier fungeert de EOR als de werkgever van de medewerker, maar in werkelijkheid werkt de nieuwe medewerker voor jouw bedrijf, net zoals al je andere teamleden.

De EOR zal meestal de werving, compliance, payroll, secundaire arbeidsvoorwaarden en meer regelen voor je buitenlandse werknemers en daarbij veel van de kosten en complicaties wegnemen die komen kijken bij wereldwijd werven.

Als je meer wilt weten over wat een employer of record doet, lees dan ons vorige artikel.

Waarom bedrijven een employer of record nodig hebben

De realiteit is dat de meeste bedrijven niet de benodigde middelen en expertise hebben om wereldwijd te werven. En als ze de fout ingaan lopen ze aanzienlijke risico's.

Sean Page, expert op het gebied van branding en recruitment, heeft voor enkele van de succesvolste start-ups ter wereld gewerkt. Hij is het ermee eens: "[Wereldwijd werven] is een proces waarvoor veel middelen nodig zijn. Het kan minimaal zes maanden duren om het goed te plannen, om een leverancier te vinden die de kennis heeft om een entiteit op te zetten in dat specifieke land en om daarna de IT, financiën, mensen, talenten en juridische teams allemaal op één lijn te krijgen. In mijn vorige functies zetten we geen entiteit op voordat we wisten dat er meerdere vacatures zouden zijn in dat specifieke land of gebied."

Ook voor bedrijven die wel de middelen hebben, is het openen van een entiteit mogelijk niet de beste besteding van hun tijd of geld. Samenwerken met een EOR die al gevestigde entiteiten heeft in de landen waar de bedrijven willen werven, is vaak sneller en voordeliger. Remote is bijvoorbeeld een employer of record met bedrijfsentiteiten in tientallen landen en met diensten tegen een laag, vast tarief en geen verborgen kosten of vooruitbetalingen. De aanpak van Remote op het gebied van transparante tarieven is gedetailleerd uiteengezet in onze eerlijke prijsgarantie.

Vermindering van de kosten en complicaties bij wereldwijd werven zijn voordelen van een EOR, maar zijn zeker niet de enige. Hiring managers moeten zich ook bewust zijn van de risico's van het verkeerd classificeren van werknemers of van verstrikt raken in een labyrint van arbeidswetten in andere landen.

Zie ook: De gevolgen van het verkeerd classificeren van werknemers als zpp'ers

Christy Zajack, expert in talent recruitment die werknemers heeft geworven voor bedrijven zoals American Airlines, Hilton en Pfizer, legt uit: "arbeidswetten zijn vaak verwarrend en in de praktijk anders [dan op papier] of vaag gedefinieerd tot er uitspraken van een rechtbank zijn." Wetten op het gebied van werkuren, overuren, beëindiging, woonplaats, werkplaats, payroll en belastingen zijn slechts enkele van de dingen die werkgevers volgens Christy moeten overwegen voordat ze gaan werven in een ander land.

Door te werken met een EOR kunnen bedrijven gebruikmaken van de expertise van arbeidsrechtadvocaten en bedrijfsexperts op het gebied van remote werken. Dit betekent dat je eigen recruitmentafdeling zich kan richten op waar ze het best in zijn, zoals het aantrekken en behouden van het juiste talent. Ze hoeven niet te worstelen met op de hoogte blijven van veranderende wetten in meerdere landen.

Hoe onderscheidt een employer of record zich?

Veel recruitmentteams hebben ervaring in het werken met uitzendbureaus, payroll-bedrijven en professional employer organisations (PEO's). Maar een employer of record is niet hetzelfde. Het is belangrijk om het verschil te kennen voordat je een oplossing kiest voor wereldwijd werven.

Wat is het verschil tussen een EOR en een uitzendbureau?

Uitzendbureaus richten zich op het koppelen van bedrijven aan kandidaten, meestal om ze te helpen met hun tijdelijke recruitmentwensen. Ze bieden kandidaten aan uit hun netwerk, bekijken cv's, initiëren contact tussen kandidaten en hiring managers, en verzamelen feedback van beide partijen. In tegenstelling tot een EOR kunnen ze niet daadwerkelijk iemand in dienst nemen namens een klant.

Een employer of record daarentegen regelt alles wat te maken heeft met het werven van een kandidaat, tot en met het arbeidscontract. Employer of record services omvatten de payroll, belastingen, secundaire arbeidsvoorwaarden, compliance en nog veel meer waardoor EOR's een heel ander aanbod hebben dan traditionele uitzendbureaus.

Wat is het verschil tussen een EOR en een payroll-bedrijf?

Payroll-bedrijven bieden softwarediensten om de verwerking van payroll-verplichtingen en de boekhouding van de klant te automatiseren voor de belastingen aan het einde van het jaar. Sommige bieden ook beperkte HR-diensten, maar zijn niet uitgerust om namens klanten werknemers aan te nemen in landen over de hele wereld.

De omvang van de diensten van een EOR gaat veel verder dan wat een payroll-bedrijf kan bieden aan bedrijven die internationaal willen werven. Terwijl een a payroll-bedrijf meestal financiële diensten verleent, regelt een employer of record alles met betrekking tot compliance, de payroll en secundaire arbeidsvoorwaarden in de landen waar je werknemers werken.

Wat is het verschil tussen een EOR en een PEO?

Een PEO (professional employer organization) is in essentie een uitbestede HR-afdeling die namens haar klanten zaken afhandelt zoals de payroll en secundaire arbeidsvoorwaarden. Op het eerste gezicht lijkt dit misschien hetzelfde als de diensten die een EOR levert, maar er zijn grote verschillen.

Voor een PEO is het vereist dat je bedrijf een eigen lokale, legale entiteit heeft in het land waar je wilt werven. Bij een PEO moet je bedrijf een co-werkgeverschapsovereenkomst aangaan waarbij zowel jij als de PEO de medewerker gelijktijdig in dienst heeft.

Meer informatie over de verschillen tussen een PEO en EOR vind je in ons vorige artikel.

Een EOR gebruiken om compliant te blijven bij internationaal werven

Als je wilt beginnen met wereldwijd werven, is een EOR de veiligste en makkelijkste optie. Of je nu wilt werven voor volledig remote functies, hybride teams of wereldwijd verspreide kantoren, een EOR zal optreden als je partner om je bedrijf te beschermen tijdens het recruitmentproces en tijdens de duur van de arbeidsovereenkomsten.

Voorkom verkeerde classificatie en andere fouten met lokale arbeidswetten

Lokale arbeidswetten begrijpen is misschien wel de grootste uitdaging voor elke hiring manager die voor het eerst een internationale werknemer wil aannemen. Daarom kiezen sommige bedrijven ervoor om hun medewerkers te werven als onafhankelijke zzp'ers in plaats van als werknemers. Deze fout kan helaas duur uitpakken.

Stel je voor dat medewerkers die in aanmerking komen voor secundaire arbeidsvoorwaarden verkeerd geclassificeerd zijn als onafhankelijke zzp'ers. Dit kan een bedrijf duizenden euro's kosten aan nabetalingen voor werknemersbelastingen en premies voor sociale zekerheid, naast de brutobedragen die al zijn uitbetaald. Er kunnen ook boetes, rente of andere straffen gelden, afhankelijk van de specifieke situatie en het land waar de verkeerd geclassificeerde medewerker woont.

Werken met een EOR is voor bedrijven een makkelijke en voordelige manier om verkeerd geclassificeerde medewerkers om te zetten in legitieme werknemers en boetes te voorkomen.

Zie ook: Wanneer moet je een zzp'er omzetten in een werknemer?

Naast het risico op verkeerde classificatie valt het bijblijven op het gebied van veranderingen in lokale arbeidswetten in andere landen ook buiten de taken van de meeste HR-afdelingen. Wanneer wetten veranderen in landen waar je werknemers hebt, zal je EOR je snel informeren en namens jou wijzigingen doorvoeren, waardoor je bedrijf beschermd is en jij je geen zorgen hoeft te maken.

Secundaire arbeidsvoorwaarden die compliant zijn met de lokale regels

Wettelijke en aanvullende secundaire arbeidsvoorwaarden zijn een ander belangrijk element om rekening mee te houden bij internationaal werven. Het is belangrijk dat je je werknemers een aanbod doet dat compliant is met lokale wetten.

Je moet aantrekkelijke pakketten opstellen om het beste talent voor je te winnen. Hiervoor moet je de verwachtingen kennen van mensen in deze regio's. Deze verwachtingen omvatten mogelijk ook aanvullende secundaire arbeidsvoorwaarden. Hier kan een employer of record helpen door je pakketten met secundaire arbeidsvoorwaarden af te stemmen op wat gebruikelijk is in het land waar je wilt werven.

Hulp bij het omgaan met beëindigingen

Een onderdeel van het werven van medewerkers is helaas ook dat je soms te maken krijgt met een beëindiging. Wanneer de betreffende werknemer in een ander land woont, gelden er andere regels en kunnen de gevolgen van fouten ernstiger zijn.

Elk land heeft zijn eigen wetten met betrekking tot beëindiging. Als je de wetten niet naleeft, kan dit leiden tot dure internationale juridische geschillen. In de Verenigde Staten is bijvoorbeeld sprake van 'at-will employment', wat betekent dat je een werknemer op elk moment kunt ontslaan. Maar als je bijvoorbeeld een werknemer in Tsjechië wilt ontslaan is er een opzegtermijn van twee maanden.

Een employer of record begrijpt de protocollen voor beëindiging vanaf het begin van de relatie met je nieuwe werknemers en dit is essentieel bij het opstellen van arbeidsovereenkomsten met clausules voor opzegtermijnen en ontslagvergoedingen. Je EOR kan je ook helpen met problemen zoals het beschermen van gevoelige bedrijfsgegevens en intellectueel eigendom na een beëindiging.

Bescherming van intellectueel eigendom

Het is essentieel dat bedrijven bij het werven van werknemers in een ander land rekening houden met de risico's op het gebied van intellectueel eigendom. De wetten op het gebied van intellectueel eigendom zijn al ingewikkeld genoeg in één land. Als er meerdere landen in het spel zijn, ontstaan er al snel vragen over het eigendom.

Zie ook: Rechten op intellectueel eigendom en uitvindingen voor remote teams

Employers of record werken met lokale juridische experts of huren hun eigen experts in om overdrachten van intellectueel eigendom af te handelen. Bij Remote is elk bedrijf beschermd met Remote IP Guard, een waterdichte beschermingsdienst voor intellectueel eigendom dat maximaal behoud van je intellectuele-eigendomsrechten garandeert wanneer je internationale werknemers in dienst neemt. Bedrijven moeten vooral bij grote financiële gebeurtenissen, zoals een beursgang of overname, goed kijken naar hun intellectueel eigendom.

Centraal beheer van aangenomen internationale werknemers

Bij het werken met een employer of record zoals Remote, wordt alle benodigde documentatie voor de nieuw aangenomen kandidaten centraal beheerd op één locatie. Hierdoor kun je makkelijk alle werknemersgegevens beheren en in één oogopslag bekijken. Je EOR zal er ook voor zorgen dat je administratie voldoet aan de lokale vereisten, waaronder het bewaren van documentatie over ex-medewerkers. Het gemak van het beheren en bijhouden van de administratie is slechts één van de extra voordelen om rekening mee te houden bij het beoordelen of een EOR geschikt is voor jouw bedrijf.

Download een checklist voor het internationaal werven van medewerkers

Ga aan de slag met deze checklist en blijf compliant bij het wereldwijd aannemen van medewerkers.

Downloaden

In addition to the risk of misclassification, staying abreast of changes in local labor laws in foreign countries falls well outside the scope of most talent and HR roles. Instead, when laws change in the countries where you have employees, your EOR notifies you swiftly and makes changes on your behalf.

Create locally compliant benefits packages

To secure the best talent, you need to be competitive with the packages you offer. This requires you to understand the expectations of workers in those regions, which may include supplementary employee benefits.

This is where an employer of record can help, tailoring benefits packages to match what is customary in the country where you wish to hire. But it also considers statutory and supplementary benefit packages, ensuring that your benefits that comply with local laws.

Manage terminations effectively

Every country has its own laws around termination. For example, hiring in the United States is based on “at-will employment,” meaning an employee can be terminated at any time. But terminating employees in countries like the Czech Republic requires a two-month notice period.

Failure to comply with these requirements can result in expensive international legal disputes.

An employer of record knows the protocols for termination in each country, which is essential when drafting employment agreements with clauses for notice periods and severance. Your EOR can also help manage issues — like safeguarding sensitive client company data and intellectual property — after termination.

Protect your intellectual property

Risks around intellectual property ownership are crucial for companies to consider when hiring an employee in another country. Laws regarding intellectual property rights are complicated enough in one country. Add multiple to the mix? Questions of ownership quickly arise.

See also: Intellectual property and invention rights for remote teams

Employers of record either work with local legal experts or hire their own to handle IP transfers.

At Remote, for example, every client company is protected by Remote IP Guard. This ironclad IP protection service guarantees the maximum retention of your intellectual property rights when you hire internationally. Companies approaching major financial events, such as IPOs or acquisitions, must be especially vigilant about their IP.

Centralize management of international hires

When working with an employer of record like Remote, all necessary documentation for your hires is centralized in one place. This makes it easy to manage and review employee information at a glance.

Your EOR will also ensure your recordkeeping aligns with local requirements, including maintaining documentation for terminated employees. The ease of managing and keeping records is just one additional benefit to consider when considering the value of an EOR.

Global Payroll —

22 min

Internationale werknemers betalen

Door de juiste tool te kiezen voor je payroll voor internationale werknemers kun je tijd besparen, compliant blijven met de lokale wetgeving en je werknemers tevreden houden.

Een employer of record kiezen die bij je past

Als je hebt besloten dat een employer of record de beste aanpak is voor je internationale recruitment, is de volgende stap bepalen welke EOR het meest geschikt is voor jouw bedrijf.

Kenmerken van een goede EOR

Een goede employer of record biedt global HR solutions, salarissimulaties, onboarding, payroll-goedkeuring, secundaire arbeidsvoorwaarden, lokale belastingen en meer. En dat allemaal op één platform.

Dit is nog maar het begin van wat een goede EOR klanten te bieden heeft. Beveiliging, inclusief gegevensbescherming en compliance, is ook essentieel, evenals bescherming van intellectueel eigendom.

Je moet ook begrijpen hoe je EOR je bedrijfsvoering verwerkt achter de schermen. Je werknemers verdienen een goede ervaring bij je bedrijf, ongeacht waar ze wonen en werken. Een goede EOR zal prioriteit geven aan de ervaring van remote werknemers om ervoor te zorgen dat zij zich volwaardige, gewaardeerde leden van je team voelen.

Waarom werken met een EOR met eigen entiteiten cruciaal is

Een van de belangrijkste zaken die je moet weten wanneer je verschillende employers of record evalueert, is of ze hun eigen juridische entiteiten hebben in de landen waar ze actief zijn of dat ze vertrouwen op een netwerk van externe partners.

Stel je voor dat je een verzoek hebt voor je employer of record. Een partnerafhankelijke EOR moet dan langs een keten van leveranciers om de juiste informatie te krijgen en hierop te handelen. Dit kan dagen duren en miscommunicatie tussen de verschillende partijen zal leiden tot complicaties. Hierdoor zijn EOR-diensten ook duurder, omdat er zo veel tussenpersonen zijn die allemaal iets willen verdienen.

Een EOR met eigen entiteiten heeft juridische bedrijfsentiteiten in de landen waar je wilt werven. Zij kunnen toezien op het hele recruitmenttraject en je internationale werknemers beheren, wat leidt tot minder wrijving, lagere kosten en een betere ervaring voor jou en je team.

Ontdek meer informatie over employers of record met eigen entiteiten versus partnerafhankelijke employers of record in onze handige gids van één pagina.

Vragen die je moet stellen aan een EOR voordat je een contract tekent

Voordat je een contract aangaat met je employer of record, zijn er enkele vragen die je zeker moet stellen:

• Heb je een entiteit in dit land of ben je afhankelijk van derden? Let op: Sommige EOR's hebben entiteiten in sommige landen en in andere landen niet, waardoor er een chaotische ervaring ontstaat voor je werknemers (en onbetrouwbare tarieven voor jou).

• Kun je ook helpen met overdracht en bescherming van intellectueel eigendom? Vraag uitgebreid naar de manier waarop de EOR de overdracht van intellectueel eigendom afhandelt. Een goede EOR weet precies hoe de lokale wetten van invloed zijn op je intellectuele eigendom en wat je moet doen om je rechten te behouden.

• Deel je onze gegevens met derden? Nogmaals, EOR's die afhankelijk zijn van derden, werken met veel partners. Veel van die partners hebben zelf weer partners, waardoor er een web van bedrijven ontstaat dat toegang heeft tot je gevoelige gegevens.

• Staat alle documentatie en informatie op één plek in de cloud? Je EOR doet het moeilijke juridische werk aan de achterkant, maar de ervaring van je gebruiker is ook essentieel. Probeer de software uit om te kijken of je alle benodigde handelingen op één plek kunt doen.

Als je antwoorden krijgt op deze vragen, kun je de juiste beslissing nemen over welke partner je kunt vertrouwen voor je internationale personeelsuitbreiding.

De beste employer of record voor je wereldwijde team

Je weet nu wanneer je een employer of record nodig hebt en hoe je de beste EOR voor jouw bedrijf kunt vinden. Wat is de volgende stap?

Remote kan je helpen om in een paar klikken overal ter wereld werknemers te werven, betalen en onboarden, terwijl je bedrijf bij elke stap compliant blijft. We doen niet alleen het papierwerk. Remote is volledig eigenaar van entiteiten in elk land waar we actief zijn, zodat jij erop kunt vertrouwen dat jij en je team altijd de beste ervaring hebben. Als je wereldwijde team groeit, staat Remote klaar om je bij elke stap te helpen.

Ga vandaag nog aan de slag en begin binnen enkele minuten met het onboarden van je eerste internationale werknemer.

Start hiring with Remote, the new standard in global HR

Create an account with G2's top-ranked multi-country payroll software and start onboarding your first employees in minutes.

Aan de slagBoek een demo