Auftragnehmer:innen bezahlen – der vollständige Leitfaden für 2023

Arbeitnehmerähnliche Selbstständige sind eine hervorragende Möglichkeit, mit Spitzentalenten zusammenzuarbeiten und dein Unternehmen schnell wachsen lassen.

Dennoch bereitet die Bezahlung oft Kopfzerbrechen – vor allem, wenn dein Team auf der ganzen Welt verteilt ist. Also, was tun? Das Wichtigste sind solide Zahlungsprozesse und eine gute Kenntnis der einschlägigen Vorschriften in den Ländern der Selbstständigen. 

In diesem Artikel erfährst du, wie du Auftragnehmer:innen schnell, einfach und vor allem sicher bezahlen kannst, damit unnötige Probleme gar nicht erst auftreten.

Legen wir los.

Wie bezahle ich meine arbeitnehmerähnlichen Selbstständigen?

Auf den ersten Blick ist der Zahlungsprozess relativ einfach:

1. Du legst in einer Vereinbarung das Honorar und die Zahlungsmodalitäten eindeutig fest.

2. Der oder die Auftragnehmer:in erbringt die Leistung wie vereinbart.

3. Er oder sie stellt eine Rechnung für die erbrachte Leistung.

4. Du bezahlst die Rechnung mit der vereinbarten Methode.

Das hört sich recht unkompliziert an. Für alle diese Schritte musst du aber Steuern, Vorschriften und viele weitere Dinge berücksichtigt, insbesondere für internationale Auftragnehmer:innen. Damit werden wir uns in der Folge noch näher beschäftigen.

Wann bezahle ich meine Auftragnehmer:innen?

Du solltest die Zahlungsbedingungen im Vorfeld besprechen und in der Vereinbarung mit deinen Auftragnehmer:innen festlegen. Dabei ist Flexibilität gefragt, weil unterschiedliche Auftragnehmer:innen auch andere Zahlungsbedingungen haben.

Bei längerfristigen Vereinbarungen möchten Auftragnehmer:innen häufig wöchentlich, alle zwei Wochen oder monatlich bezahlt werden. In solchen Fällen legt ihr am besten fest, an welchem Tag die Zahlung erfolgen soll (z. B. am letzten Dienstag des Monats).

Engagierst du ein:e Auftragnehmer:in für ein einmaliges Projekt, könnt ihr ein genaues Zahlungsziel vereinbaren (z. B. in drei Monaten). Eine sofortige Bezahlung nach Erbringung der Leistung ist ebenfalls denkbar.

Feste Regeln gibt es dabei keine, es kommt allein darauf an, was ihr vereinbart. Egal, worauf ihr euch einigt, die Zahlungsfrist solltet ihr auf jeden Fall schriftlich festhalten.

Wichtige Vorarbeiten

Je besser du vorbereitet bist, desto schneller kannst du deine Auftragnehmer:innen später bezahlen.

Ermittle am besten schon während der Vertragsverhandlungen, welche Schwierigkeiten auftreten könnten. So hast du alles erledigt, wenn deine Auftragnehmer:innen ihre Leistung erbracht haben und bezahlt werden möchten.

Damit alles glatt läuft, solltest du Folgendes klären, bevor du eine Zahlung leistest:

Ist der oder die Auftragnehmer:in korrekt eingestuft?

Je nach Land werden Auftragnehmer:innen und Mitarbeiter:innen anders klassifiziert. Im Gegensatz zu Auftragnehmer:innen haben Mitarbeiter:innen üblicherweise Anspruch auf Benefits und genießen einen gewissen Schutz.

Im Gegenzug müssen sie sich an die Regeln und Praktiken des Arbeitgebers halten, während Auftragnehmer:innen freier und flexibler sind.

Das ist ein entscheidender Unterschied, den du unbedingt kennen musst, um Scheinselbstständigkeit zu vermeiden.

Scheinselbstständigkeit entsteht zum Beispiel, wenn du Auftragnehmer:innen Benefits bietest oder ihnen Boni auszahlst. Diese Vorteile sind nämlich ein typisches Merkmal von Arbeitsverhältnissen zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmer:innen, nicht für Beziehungen zwischen Auftragnehmer:innen und Kunden.

Jedes Land hat eigene Vorgaben, wie Auftragnehmer:innen von Mitarbeiter:innen zu unterscheiden sind. Ganz allgemein gilt aber, dass Auftragnehmer:innen:

• frei über ihre Zeit verfügen und ihre Arbeit selbst einteilen können

• Leistungen für andere Unternehmen erbringen (können)

• ihre Tarife selbst festlegen können

• über ihre eigenen Arbeitsmittel verfügen

• nicht in dein Unternehmen und die betrieblichen Abläufe eingebunden sein (also z. B. keine interne E-Mail-Adresse haben)

• bei Bedarf Arbeitsleistungen an Unterauftragnehmer:innen auslagern können

• ihre Leistungen ohne spezielle Anweisungen und Aufsicht erbringen können

Ist dies nicht der Fall (z. B. weil du die Arbeitszeiten festlegst), drängst du deine Auftragnehmer:innen – möglicherweise unbeabsichtigt – in die Scheinselbstständigkeit. Neben Nachzahlungen von Steuern und Sozialabgaben erwarten dich unter Umständen zusätzliche Geldbußen und Strafen. Auch ein Imageschaden ist nicht auszuschließen.

Überprüfe deine Arbeitsverhältnisse daher regelmäßig, um sicherzustellen, dass deine Auftragnehmer:innen richtig klassifiziert sind und bleiben.

Sind die Zahlungsmodalitäten und -bedingungen in der Vereinbarung festgelegt?

Schließe stets eine rechtsgültige Vereinbarung ab, bevor du Aufträge an neue Auftragnehmer:innen vergibst. Neben dem Arbeitsumfang, dem Honorar und den Zahlungszyklen sollte die Vereinbarung auch Angaben zum Schutz des geistigen Eigentums enthalten (u. a. wem das produzierte Werk gehört).

Der Vertrag muss folgende Angaben zur Zahlung enthalten:

• das vereinbarte Honorar/oder den vereinbarten Pauschalpreis

• wie der Zahlungsbetrag berechnet wird (z. B. pro geleisteter Arbeitsstunde, pro Arbeitstag, pro abgeschlossener Projektphase usw.)

• wie die Zahlung erfolgt (z. B. voller Betrag bei Fertigstellung, jeweils monatlich, Anzahlung vor Beginn der Leistung usw.)

• in welcher Währung die Zahlung geleistet wird

• die Zahlungsmethode (z. B. mittels Banküberweisung, mit einer speziellen App usw.)

Dadurch vermeidest du Chaos und Diskussionen.

Für internationale Auftragnehmer:innen muss die Vereinbarung eventuell auch Bestimmungen enthalten, die von der lokalen Gesetzgebung vorgeschrieben sind.

Du kannst natürlich eine lokale Anwaltskanzlei mit der Erstellung oder Überprüfung dieser Vereinbarungen beauftragen. Das kann aber kostspielig und zeitaufwändig sein. Oder du lässt diese Arbeit einfach von Remotes internen Expert:innen vor Ort erledigen.

Ist das Onboarding abgeschlossen?

Wenn du straffe, länderspezifische Onboarding-Prozesse einführst, ist die Bezahlung von Auftragnehmer:innen später viel einfacher.

Bei neuen Auftragnehmer:innen ist das Onboarding zwar im Allgemeinen mit weniger Aufwand verbunden als bei neuen Mitarbeiter:innen. Du musst aber trotzdem alle nötigen Unterlagen erstellen und Informationen wie Bank- und Kontaktdaten erfassen. Warte lieber nicht bis zum Zahlungstermin, um alle Unterlagen und Unterschriften zusammenzutragen. Die Zahlungsabwicklung ist für beide Parteien angenehmer, wenn das bereits beim Onboarding geschieht.

Wie soll ich meine Auftragnehmer:innen bezahlen?

Mitarbeiter:innen werden üblicherweise anhand der Gehaltsabrechnung bezahlt, die einmal im Monat intern oder extern erstellt wird. Dabei werden bereits alle fälligen Steuern und Abgaben berechnet und bei Bedarf einbehalten. Anschließend wird das Nettogehalt auf das Bankkonto der jeweiligen Mitarbeiter:innen überwiesen.

Keine große Sache, nicht wahr?

Die Bezahlung von Auftragnehmer:innen läuft anders ab. Als Selbstständige stellen sie die geleistete Arbeitszeit oder die erbrachte Leistung in Rechnung. Sie berechnen dafür z. B. einen Stunden- oder Tagessatz, eine Projektpauschale oder was auch immer ihr vereinbart habt.

Der Unterschied zur Zahlung einer beliebigen anderen Rechnung besteht darin, dass Auftragnehmer:innen auf die pünktliche, korrekte Bezahlung angewiesen sind – wie Mitarbeiter:innen auf die Auszahlung des Gehalts.

Du brauchst also eine zuverlässige, effiziente Plattform, über die du Rechnungen erhalten, verwalten und bezahlen kannst.

Es gibt drei grundlegende Möglichkeiten:

Ein hauseigenes System zur Bezahlung von Auftragnehmer:innen

Die erste Möglichkeit ist, die Bezahlung unternehmensintern abzuwickeln. Dabei wirst du wahrscheinlich viele Daten manuell eintragen müssen. Abgesehen von der Fehleranfälligkeit dieser Methode kann es vorkommen, dass E-Mails verloren gehen.

Außerdem musst du dich regelmäßig über die inländischen und internationalen Gesetze informieren, die für deine Auftragnehmer:innen gelten, und dafür sorgen, dass deine Auftragnehmer:innen rechtzeitig und in der richtigen Währung bezahlt werden.

In manchen Ländern muss die Bezahlung zudem über staatlich zugelassene Banken erfolgen. Nicht zuletzt kann es bei der internen Verwaltung der Auftragnehmer:innen vorkommen, dass du bestimmte Steuern abführen oder Abzüge vornehmen musst, obwohl die Auftragnehmer:innen üblicherweise selbst für ihre Steuern verantwortlich sind.

Eine digitale Bezahllösung

Wenn es dir nichts ausmacht, Rechnungsstellung und Zahlung getrennt zu verwalten, kannst du auf Zahlungsmethoden wie PayPal, Banküberweisungen oder elektronische Überweisungen setzen.

Die Skalierung dieser Lösungen ist aber sehr ressourcenintensiv und nicht alle Länder nehmen diese Zahlungsmethoden an.

Mit dem kostenlosen Contractor Payout Explorer von Remote, kannst du prüfen, ob diese Vorgehensweise praktikabel wäre. Das Tool zeigt dir:

• in welchen Währungen du deine Auftragnehmer:innen bezahlen kannst

• mit welchen Methoden die Auftragnehmer:innen die Zahlungen empfangen können (über Wise, Stripe und Connect)

• wie schnell die Zahlungen zu den Empfänger:innen gelangen

Ein Tool für die Verwaltung von Auftragnehmer:innen

Wiederkehrende Rechnungen anlegen, Steuerformulare generieren, Zahlungen leisten – mit einer Plattform für die Verwaltung von Auftragnehmer:innen kannst du all das an einem Ort erledigen.

Auf der Plattform kannst du dich auch über diverse gesetzliche Pflichten gegenüber Auftragnehmer:innen und ihre Klassifizierung informieren.

Egal wie viele Auftragnehmer:innen du verwalten und wie viele Zahlungen du abwickeln musst: effizienter als mit so einer Plattform geht es nicht.

Welche Steuerpflichten entstehen bei der Bezahlung selbstständiger Auftragnehmer:innen?

Wie bereits erwähnt, sind Auftragnehmer:innen als Selbstständige selbst für ihre Steuern und Abgaben verantwortlich.

Das bedeutet allerdings nicht, dass du überhaupt keine Pflichten hast. Wenn dein Unternehmen beispielsweise in den USA ansässig ist, muss es seine inländischen Auftragnehmer:innen über das Formular 1099 bei der Steuerbehörde melden. In anderen Ländern kann es wiederum sein, dass du etwa Umsatzsteuermeldungen einreichen musst.

Schwieriger wird es, wenn du mit Auftragnehmer:innen in einem anderen Land (oder in den USA selbst in einem anderen Bundesstaat) zusammenarbeitest. Hier ist nicht immer auf den ersten Blick klar, welche Pflichten du als Auftraggeber hast.

Um keine Verstöße zu riskieren, solltest du daher am besten mit qualifizierten Steuerexpert:innen zusammenarbeiten. Unsere spezialisierten Team vor Ort begleiten dich sicher durch alle notwendigen Prozesse und informieren dich über deine Verpflichtungen in den einzelnen Ländern. 

Wie bezahle ich Auftragnehmer:innen rechtskonform?

In einigen Ländern gibt es arbeitsrechtliche Vorschriften für die Bezahlung von Auftragnehmer:innen. So müssen sich Freiberufler:innen in einigen Regionen zuerst behördlich registrieren, bevor sie Aufträge und Zahlungen annehmen dürfen.

Allein schon die Kenntnis, geschweige denn die Erfüllung dieser länderspezifischen Bestimmungen ist mit einem enormen Zeit- und Arbeitsaufwand verbunden. In je mehr Ländern du Auftragnehmer:innen hast, desto größer wird dieser Aufwand. Und desto größer wird auch das Risiko, wichtige Gesetzesänderungen zu übersehen.

Um das zu vermeiden, kannst du in jedem Land eine eigene Rechtsberatung beauftragen. Aber das ist sehr teuer.

Bei uns findest du Rechtsexpert:innen für alle unsere Länder unter einem Dach, die kontinuierlich sämtliche anwendbaren Regelungen beobachten und dir helfen, rechtliche Fallstricke zu vermeiden. 

Wie bezahle ich Auftragnehmer:innen in unterschiedlichen Währungen?

Wenn deine Auftragnehmer:innen sich im gleichen Land wie du befinden, stellt sich diese Frage natürlich nicht. Wenn sie sich aber in mehreren Ländern mit unterschiedlichen Währungen befinden, wird es deutlich komplizierter. Unter anderem musst du dich damit beschäftigen:

• Unterschiedliche Banksysteme

• Lokale Regelungen zu Transaktionen in einer Fremdwährung (etwa Höchstbeträge, Verfahren, eventuelle Einschränkungen)

• Wechselkursgebühren

• Unterschiedliche Technologieplattformen und Anbieter

Diese Faktoren bedeuten nicht nur einen gewissen zeitlichen und finanziellen Aufwand für dich, sondern können Zahlungen auch verzögern und Geschäftsbeziehungen belasten.

Es ist deutlich schneller, einfacher und kostengünstiger, sämtliche Auslandszahlungen über ein und dieselbe Plattform abzuwickeln. Remote wurde unter anderem eigens dafür entwickelt, die Zahlungsverfahren an ausländische Auftragnehmer:innen zu vereinfachen. Wir bieten Zahlungen in mehr als 100 Währungen zu extrem günstigen Umrechnungskonditionen, sodass du mit nur wenigen Klicks mehrere Zahlungen anweisen kannst.

Wie viel sollte ich meinen selbstständigen Auftragnehmer:innen bezahlen?

Das ist eine schwierige Frage. Die Preise sind in der Regel abhängig von der Region, der Rolle, der Branche und letztlich auch dem Grad der Erfahrung und Spezialisierung.

In den meisten Fällen legen selbstständige Auftragnehmer:innen ihre Preise selbst fest. Du kannst sie entweder annehmen oder verhandeln. Vergiss aber nicht, dass deine Auftragnehmer:innen von ihren Einkünften auch ihre Verwaltung finanzieren und ihre Steuern und Sozialabgaben bezahlen müssen.

Letztendlich musst du entscheiden, ob der marktübliche Preis für eine bestimmte Tätigkeit fair ist und ob du bereit bist, ihn zu bezahlen.

Auftragnehmer:innen mit Remote bezahlen

Auf den ersten Blick kann die Zusammenarbeit mit selbstständigen Auftragnehmer:innen bequemer und praktischer erscheinen als die Einstellung von Mitarbeiter:innen.

Um aber tatsächlich ein länderübergreifendes Team aufzubauen und effizient und rechtssicher zu bezahlen, benötigst du die Unterstützung eines zuverlässigen, erfahrenen Partners.

Ob im Inland oder Ausland oder beides, mit Remotes Komplettlösung für die Verwaltung von Auftragnehmer:innen kannst du:

• Rechnungen in großem Umfang entgegennehmen, verwalten und bezahlen

• Alle steuer- und arbeitsrechtlichen Vorschriften in den Wohnsitzländern deine Auftragnehmer:innen erfüllen

• Zu sehr günstigen Wechselkursgebühren Zahlungen in unterschiedlichen Währungen anweisen

• Das Risiko der Scheinselbstständigkeit und die damit verbundenen Strafen effektiv vermeiden

Beginne noch heute mit dem Onboarding deiner selbstständigen Auftragnehmer:innen – wo auch immer sie leben.