Guide complet du paiement des freelances

Travailler avec des freelances est un excellent moyen de bénéficier des meilleurs talents et de développer rapidement vos activités.

Toutefois, les payer n'est pas si simple, surtout s'ils se trouvent à l'autre bout du monde. Pour éviter tout problème, vous devez mettre en place un processus de paiement solide et comprendre en détail les réglementations en vigueur dans le pays où travaillent vos freelances. 

Dans cet article, nous vous aiderons à vous familiariser avec le paiement des indépendants et vous présenterons les moyens les plus rapides, les plus simples et, surtout, les plus sûrs de le faire.

Entrons alors dans le vif du sujet.

Comment payer un freelance ?

Au premier abord, payer les freelances semble être une procédure relativement simple :

1. Vous créez un contrat dans lequel les frais et la structure de paiement sont clairement décrits.

2. Le freelance livre le travail requis comme convenu.

3. Le freelance établit une facture pour le travail effectué, puis vous l'envoie.

4. Vous envoyez le règlement du montant facturé via un mode de paiement convenu à l'avance.

Toutefois, ces quatre étapes doivent tenir compte de considérations fiscales, de conformité et autres, en particulier pour les freelances internationaux. Nous aborderons cela plus en détail tout au long de cet article.

Quand dois-je payer mon freelance ?

Lorsque vous rédigez votre contrat initial, vous et le freelance devez discuter des modalités de paiement, puis les consigner. Les indépendants ont des préférences de structuration de paiement différentes. Il s'agit donc de faire preuve de souplesse.

Si la collaboration est continue, votre freelance souhaitera probablement être payé de façon hebdomadaire, bihebdomadaire ou mensuelle. Vous devez préciser le jour où le paiement doit être effectué (par exemple, le dernier jeudi du mois).

Si le freelance travaille sur un projet non récurrent, vous pouvez fixer une date de paiement précise (par exemple, trois mois après la tâche). Il est aussi possible que le libellé du contrat exige que vous payiez l'indépendant dès qu'il livre le projet.

Il n'existe finalement aucune règle fixe en la matière. La ou les dates de paiement doivent être clairement décrites et convenues par les deux parties dans le contrat initial.

Préparation en amont

Vous pouvez payer vos freelances beaucoup plus rapidement si la majorité des bases sont déjà posées.

Il est préférable de découvrir les éventuels problèmes dès le processus de recrutement plutôt que lorsque le projet est terminé et que l'indépendant attend son paiement.

Vous devez donc veiller à certains points avant de commencer à effectuer des paiements.

Le freelance a-t-il le bon statut ?

Dans presque tous les pays du monde, les freelances et les employés n'ont pas le même statut. Les employés ont droit à des avantages sociaux et à la protection des collaborateurs, ce qui n'est généralement pas le cas des indépendants.

Inversement, les freelances bénéficient d'une plus grande liberté et d'une meilleure flexibilité dans la manière dont ils travaillent, alors que les employés doivent généralement suivre les règles et pratiques imposées par leur employeur.

Il est essentiel de comprendre cette différence afin de ne pas créer de risque de requalification de contrat.

Par exemple, si vous offrez des avantages supplémentaires ou des primes dans vos paiements, cela crée un risque de requalification de contrat. En effet, les avantages et les primes sont généralement associées aux régimes employé/employeur, et non freelance/client.

Chaque pays dispose de ses propres directives sur la manière de différencier les freelances des employés, mais en général, un freelance doit :

• déterminer ses propres horaires et heures de travail ;

• travailler (ou être en mesure de le faire) pour d'autres entreprises ;

• fixer ses propres tarifs ;

• fournir son propre matériel ou ses propres outils ;

• rester hors de votre entreprise et de ses activités (il ne doit pas avoir d'adresse e-mail interne, par exemple) ;

• être en mesure de déléguer ou de sous-traiter des tâches (le cas échéant) ;

• travailler sans direction ni supervision.

Si vous (ou le freelance) faites l'une de ces choses différemment (par exemple, vous fixez les heures de travail), les autorités compétentes peuvent vous accuser de requalification de contrat, même si ce n'est pas intentionnel. Cela peut entraîner des pénalités et des amendes, ainsi que des impôts et des cotisations sociales rétroactives, tout en mettant votre réputation en danger.

Par conséquent, il convient de toujours évaluer et réévaluer la relation de travail afin de veiller à ce que le contrat de freelances ne soit pas requalifié, car ils sont considérés comme des employés au regard du droit local du travail.

Le contrat du freelance spécifie-t-il la structure et les modalités de paiement ?

Lorsque vous intégrez un freelance, un contrat doit toujours être établi avant qu'il ne commence à travailler. Ce contrat doit définir l'étendue du travail à effectuer, le taux de rémunération et le cycle de rémunération, ainsi que les protections applicables à vos propriétés intellectuelles (y compris la question de savoir qui est propriétaire du travail).

Concernant le paiement, le contrat doit clairement définir :

• le montant de la rémunération du freelance ;

• le mode de calcul de la rémunération (par exemple, pour les heures ou les jours travaillés, pour les phases du projet achevées, etc.) ;

• la structure du paiement (par exemple, somme totale à l'achèvement, base mensuelle continue, somme partielle avant le début des travaux, etc.) ;

• la devise de paiement ;

• le mode de paiement (par virement bancaire, via une application spécifique, etc.).

Cela permettra d'éviter toute confusion ou tout débat lors de l'exécution des paiements.

Si vous travaillez avec des freelances internationaux, notez le contrat peut également prévoir des dispositions spécifiques relatives à la législation de leur pays.

Il est possible de faire appel à un cabinet juridique local pour examiner et structurer ces contrats, mais ce processus peut s'avérer long et coûteux. Vous pouvez également vous faire aider par les experts internes de Remote, présents sur le terrain. Ils peuvent se charger de toutes les tâches juridiques lourdes à votre place.

Le freelance a-t-il été intégré ?

Un processus d'intégration rationalisé et spécifique à chaque pays facilite grandement le paiement de vos freelances à l'avenir.

Bien qu'il soit plus facile d'intégrer des freelances que des employés, vous devez toujours obtenir et renseigner les documents et informations nécessaires (les coordonnées de paiement et de contact, par exemple). Si toutes ces démarches sont effectuées au cours de la phase initiale d'intégration, vous n'aurez pas à courir après les documents ou les signatures au moment du règlement, et le paiement sera bien plus fluide pour les deux parties.

Quel système de paiement des freelances dois-je utiliser ?

Le paiement de vos employés s'effectue par l'intermédiaire d'un service de paie interne ou externe dont les opérations sont calculées et exécutées chaque mois. Tous les impôts et autres contributions sont comptabilisés et, le cas échéant, retenus. Le salaire net est ensuite versé sur le compte bancaire de chaque employé.

C'est plutôt simple, n'est-ce pas ?

La rémunération des freelances est toutefois une autre affaire. Étant indépendants, ils vous facturent leur temps ou leur travail (un taux horaire ou journalier, des honoraires pour un projet ou tout autre élément convenu dans le contrat).

Ce type de paiement ne s'apparente pas non plus au simple règlement de frais. Les freelances dépendent de paiements précis dans les délais prévus, de la même manière que les employés dépendent de leur salaire.

Vous avez donc besoin d'une plateforme fiable et efficace pour recevoir, gérer et payer toutes vos factures.

Pour cela, trois options s'offrent à vous :

Un système de paiement interne pour les freelances

L'une de vos possibilités est de vous en occuper vous-même en interne, bien que cela implique probablement beaucoup de travail manuel. Cela augmente également la probabilité que des e-mails soient égarés ou que des erreurs soient commises.

Vous devrez vous tenir au courant de toutes les lois locales susceptibles d'affecter vos freelances (aussi bien au niveau national qu'international) et établir des arrangements bancaires permettant de payer les collaborateurs en temps voulu (et dans les devises appropriées).

N'oubliez pas non plus que certains pays exigent que vous payiez par l'intermédiaire de banques validées par le gouvernement. Et, bien que les freelances soient généralement responsables de leurs propres impôts, un système de gestion des freelances interne peut, dans certains cas, vous obliger à gérer certains types de taxes ou de retenues.

Un outil de paiement numérique

Si vous pouvez gérer les processus de facturation et de paiement de façon distincte, des méthodes telles que PayPal, les banques ou les virements bancaires peuvent s'avérer judicieux.

Cette approche est toutefois difficile à mettre à l'échelle sans un soutien important, et certains pays peuvent ne pas accepter le mode de paiement qui vous intéresse.

Pour savoir si cette approche est viable, vous pouvez utiliser l'outil gratuit d'exploration des paiements des freelances de Remote. Il vous permet de connaître :

• Les devises dans lesquelles vous pouvez payer chacun de vos freelances.

• Les différentes options de transfert (Wise, Stripe et Connect).

• Le délai approximatif de paiement pour chaque option.

Un outil de gestion des freelances

Une plateforme complète de gestion des freelances permet de gérer les factures, de configurer des factures récurrentes, de générer des formulaires fiscaux et d'effectuer des paiements, le tout de façon centralisée.

En outre, il peut vous aider à comprendre vos responsabilités légales à l'égard des freelances dans différents domaines et vous assister au sujet de la qualification.

Que vous travailliez avec un seul ou une centaine de freelances, c'est le moyen le plus efficace de les gérer et de traiter leurs paiements.

Quelles sont mes obligations fiscales lorsque je paie des freelances ?

Comme nous l'avons déjà dit, les freelances sont des travailleurs indépendants qui, suite à la réception du paiement, s'acquittent de leurs taxes par leurs propres moyens.

Attention toutefois : cela ne signifie pas que vous êtes complètement libéré de toute obligation. Par exemple, si votre entreprise est basée aux États-Unis, vous devez impérativement remplir un formulaire 1099 pour chacun de vos freelances dans ce pays. De plus, certaines démarches liées à la TVA vous reviennent à vous et non à vos freelances.

Si vous faites appel à des freelances dans différents pays (voire différents états du même pays), il peut être difficile de savoir précisément quelles sont vos obligations (si vous en avez), et comment vous y conformer.

Pour y voir plus clair, il est recommandé de travailler avec des professionnels fiscaux qualifiés et expérimentés. Nos experts internes locaux, spécialistes de la fiscalité, vous guident en toute sécurité à travers ces démarches, en vous indiquant précisément quelles sont vos obligations dans le monde entier. 

Comment payer mes freelances en respectant la conformité ?

Il existe parfois des lois spécifiques sur le travail qui s'appliquent au paiement des freelances. Par exemple, dans certains pays, les freelances doivent s'enregistrer auprès du gouvernement afin de pouvoir accepter des contrats et recevoir des paiements en tant que travailleurs indépendants.

La simple connaissance de ces lois (sans parler de les respecter !) demande beaucoup de temps et d'efforts. Si vous travaillez avec des freelances du monde entier, vous devez suivre plusieurs réglementations en parallèle, susceptibles de changer à tout moment.

Pour ne rien manquer de ces lois (et de leurs modifications), vous pouvez faire appel à un cabinet juridique local. Mais cette solution peut s'avérer coûteuse et chronophage.

Nos experts juridiques assurent en permanence une veille de la conformité dans tous les pays de nos opérations, pour éviter les pièges juridiques qui pourraient se dresser sur votre chemin. 

Comment payer mes freelances dans différentes devises ?

Bien entendu, si vos freelances sont basés dans le même pays que vous, il n'y a aucun problème. Les choses se corsent quand vos équipes sont réparties dans le monde entier et doivent être payées en devises différentes. Vous devez par exemple jongler entre :

• différents systèmes bancaires

• le droit local applicable aux transferts de devises (montants, méthodes, restrictions, etc.)

• les taux de change

• différents fournisseurs et plateformes technologiques

En plus d'exiger du temps et des ressources, tous ces éléments peuvent entrainer des retards de paiement risquant d'affecter la relation avec votre freelance.

Pour gérer vos paiements à l'international, il est beaucoup plus rapide, facile et rentable de passer par une plateforme unique. Celle de Remote est conçue pour simplifier les paiements de vos freelances internationaux. Nous effectuons des paiements dans plus de 100 devises, avec des taux de change extrêmement bas : vous pouvez ainsi gérer des paiements groupés en seulement quelques clics.

Comment dois-je payer mes freelances ?

Excellente question ! En général, les coûts des freelances varient en fonction de la région, du travail demandé et du secteur. Les freelances les plus expérimentés, ou disposant d'un portfolio plus riche, sont susceptibles de pratiquer des tarifs plus élevés.

Dans la plupart des cas, le freelance annonce son tarif et vous décidez soit de l'accepter, soit de négocier. Rappelez-vous que les freelances paient leurs propres taxes, assurances et frais de fonctionnement : tout cela est pris en compte dans leur tarif.

Pour faire votre choix, vous devez évaluer si le tarif est justifié en fonction du travail et de la région concernée, déterminer si le tarif rentre dans votre budget et si vous souhaitez accepter l'offre.

Le paiement des freelances avec Remote

À première vue, faire appel à un freelance et le payer peut paraitre plus simple que d'embaucher un employé.

Toutefois, pour développer votre équipe à l'international sans faire de compromis sur la paie, notamment son efficacité, sa rapidité et sa conformité constante à l'international, vous avez besoin d'un partenaire fiable et expérimenté.

Que vous fassiez appel à des freelances à l'échelle locale ou internationale (ou les deux), la plateforme polyvalente de gestion des freelances de Remote vous permet de :

• recevoir, gérer et payer toutes les factures de vos freelances, à grande échelle

• rester conforme avec toutes les exigences légales et fiscales des pays de vos freelances

• effectuer des paiements en plusieurs devises à un taux de change avantageux

• atténuer les éventuels risques de requalification de contrat (qui peuvent coûter cher !)

Lancez-vous dès aujourd'hui pour intégrer et payer vos freelances en toute facilité, où qu'ils soient dans le monde.