Onafhankelijke zzp'ers betalen: de complete gids

Werken met onafhankelijke zzp'ers is een goede manier om gebruik te maken van het beste talent en snel op te schalen.

Maar zzp'ers uitbetalen is niet altijd zo eenvoudig, vooral niet als ze aan de andere kant van de wereld wonen. Als je betaalproblemen wilt voorkomen, moet je een solide betalingsproces opzetten en op de hoogte blijven van de regelgeving op de locaties waar je zzp'ers zich bevinden. 

In dit artikel helpen we je hiermee op weg en laten we zien hoe je een snelle, eenvoudige en vooral veilige workflow opzet.

Laten we aan de slag gaan.

Hoe betaal ik een onafhankelijke zzp'er?

In eerste instantie lijkt het betalingsproces voor een zzp'er relatief eenvoudig:

1. Je stelt een contract op waarin je het tarief en de betalingsstructuur duidelijk omschrijft.

2. De zzp'er levert het werk zoals afgesproken.

3. De zzp'er stuurt je een factuur voor het geleverde werk.

4. Je verstuurt een betaling voor het gefactureerde bedrag via een vooraf overeengekomen betalingskanaal.

Maar in deze vier stappen is geen rekening gehouden met belastingen, naleving en andere factoren die relevant zijn voor internationale zzp'ers. In dit artikel gaan we verder in op deze bijkomende factoren.

Wanneer betaal ik mijn zzp'er?

Bij het opstellen van het contract bespreek je met de zzp'er wat de betalingsvoorwaarden zijn en neemt deze op in het contract. Niet alle zzp'ers willen op dezelfde manier betaald worden, dus je moet hierbij flexibel zijn.

Als de overeenkomst voor langere tijd is, wil je zzp'er waarschijnlijk per week, per twee weken of per maand betaald worden. Het is goed om af te spreken op welke dag de betaling wordt gedaan (bijv. op de laatste donderdag van de maand).

Als de zzp'er aan een eenmalig project werkt, kun je een exacte datum voor de betaling bepalen, zoals over drie maanden. Je kunt de overeenkomst ook zo opstellen dat je de zzp'er pas betaalt als het project is afgerond.

Je kunt uiteindelijk zelf bepalen hoe je te werk wilt gaan. De betaaldatums moeten duidelijk beschreven worden in een contract dat door beide partijen wordt ondertekend.

Het voorwerk doen

Je kunt je zzp'ers een stuk sneller betalen als je het voorwerk hebt gedaan.

Je wilt mogelijke problemen natuurlijk liever ontdekken tijdens de onderhandelingsfase dan wanneer het werk al is gedaan en de zzp'er op een betaling wacht.

Daarom zijn er een paar dingen die je moet regelen voordat je betalingen gaat doen.

Is je zzp'er op de juiste manier geclassificeerd?

Zzp'ers en werknemers worden bijna overal anders geclassificeerd. Werknemers hebben recht op secundaire arbeidsvoorwaarden en arbeidsbescherming, maar zzp'ers hebben dit doorgaans niet.

Zzp'ers hebben meer vrijheid en flexibiliteit in hun manier van werken. Werknemers moeten zich houden aan de regels en praktijken van hun werkgever.

Het is belangrijk om dit verschil te begrijpen, zodat er geen risico op verkeerde classificatie ontstaat.

Als je zzp'ers bijvoorbeeld secundaire arbeidsvoorwaarden of bonussen aanbiedt, ontstaat er een risico op verkeerde classificatie. Dit komt omdat secundaire arbeidsvoorwaarden en bonussen vaak kenmerken zijn van een werkgever-werknemer relatie, niet van een klant-zzp'er relatie.

Elk land heeft eigen richtlijnen om de verschillen tussen zzp'ers en werknemers te bepalen, maar in het algemeen geldt voor zzp'ers het volgende:

• Ze bepalen zelf hun werkschema en werkuren.

• Ze (kunnen) werken voor andere bedrijven.

• Ze bepalen zelf hun tarief.

• Ze hebben hun eigen tools en apparaten.

• Ze zijn niet geïntegreerd in je bedrijf en de werkzaamheden (ze hebben bijvoorbeeld geen intern e-mailadres).

• Ze kunnen werk delegeren of uitbesteden (indien van toepassing).

• Ze werken zonder begeleiding of toezicht.

Als jij (of je zzp'er) een of meer van de bovenstaande dingen anders doet (als jij bijvoorbeeld de werkuren bepaalt), dan kunnen de autoriteiten je ervan beschuldigen dat je de zzp'er verkeerd hebt geclassificeerd, zelfs als dat niet de bedoeling was. Dit kan leiden tot straffen, boetes, reputatieschade en nabetalingen van belasting en sociale bijdragen.

Blijf de werkrelatie daarom altijd evalueren, zodat je zzp'ers die volgens de lokale arbeidswetgeving onder een werknemersrelatie vallen niet verkeerd classificeert.

Heb je de betalingsstructuur en -termijnen in het zzp-contract gespecificeerd?

Als je een zzp'er onboardt, moet je altijd een juridische overeenkomst hebben voordat de zzp'er aan de slag gaat. In het contract beschrijf je de scope van de opdracht, het tarief, de betalingscyclus en de bescherming van je intellectuele eigendom, zoals wie eigenaar is van het werk.

Het contract moet de betaling duidelijk beschrijven:

• Hoeveel je de zzp'er betaalt.

• Hoe de betaling is berekend (bijv. voor het aantal gewerkte dagen of uren, projectfases die zijn afgerond, etc.).

• Hoe de betaling is gestructureerd (bijv. het volledige bedrag als de opdracht is afgerond, maandelijkse betalingen, een deel vooraf, etc.).

• De valuta van de betaling.

• De betaalmethode (bijv. via bankoverschrijving, via een specifieke app, etc.).

Zo kun je mogelijke verwarring of discussie bij het uitbetalen voorkomen.

Let op: Als je werkt met internationale zzp'ers moet het contract misschien ook specifieke bepalingen bevatten volgens de wet van het land waar je zzp'er is gevestigd.

Je kunt een lokale arbeidsjurist inschakelen om je contracten te controleren en structureren, maar dit kan duur en tijdrovend zijn. De interne landenexperts van Remote kunnen ook al deze lastige juridische aspecten voor je regelen.

Heeft de zzp'er de onboarding afgerond?

Met een gestroomlijnd, landspecifiek onboardingsproces is het een stuk makkelijker om je zzp'ers straks te betalen.

Het is makkelijker om zzp'ers te onboarden dan werknemers, maar je moet nog steeds de juiste documenten en informatie verzamelen en verwerken, zoals betalings- en contactgegevens. Als dit allemaal al is geregeld tijdens de onboarding, hoef jij niet meer achter documenten of handtekeningen aan te gaan tegen de tijd dat je betalingen moet doen en dat is fijn voor beide partijen.

Welk betalingssysteem moet ik gebruiken voor zzp'ers?

Als je werknemers betaalt, doe je dat via een interne of externe payroll, die elke maand wordt berekend en uitgevoerd. Alle relevante belastingen en andere bijdragen worden hierin meegenomen en, zo nodig, ingehouden. Het nettosalaris wordt vervolgens overgemaakt naar de bankrekening van de werknemers.

Dat is vrij duidelijk.

Het uitbetalen van zzp'ers gaat echter anders. Ze zijn zelfstandig, wat betekent dat ze jou een factuur sturen voor hun tijd of werkzaamheden (bijv. een uurtarief, dagtarief of projecttarief).

Het uitbetalen van deze facturen is niet altijd appeltje-eitje. Zzp'ers zijn net zo afhankelijk van tijdige en correcte factuurbetalingen, als werknemers dat zijn van hun salarisbetalingen.

Daarom heb je een betrouwbaar, efficiënt platform nodig waarop je al je facturen kunt ontvangen, beheren en betalen.

Er zijn drie manieren waarop je dit kunt doen:

Een intern betalingssysteem voor zzp'ers

Je kunt de workflow zelf intern regelen, maar dit leidt waarschijnlijk wel tot veel handmatig werk. Je verhoogt hiermee ook de kans dat e-mails verdwijnen of dat je fouten maakt.

Je moet op de hoogte blijven van lokale wetten die invloed kunnen hebben op je zzp'ers (nationaal en internationaal) en afspraken maken met je bank zodat je je zzp'ers op tijd (en in de juiste valuta) kunt betalen.

Houd er ook rekening mee dat je in sommige landen moet betalen via banken die zijn goedgekeurd door de overheid. En ondanks dat zzp'ers in het algemeen verantwoordelijk zijn voor hun eigen belastingen, kan intern contractor management in sommige gevallen betekenen dat je toch bepaalde belastingen of inhoudingen moet regelen.

Een digitale betalingstool

Als je het fijner vindt om het facturerings- en betalingsproces afzonderlijk te regelen, kun je betaalmethoden als PayPal en (bank)overschrijvingen gebruiken.

Met deze aanpak is het alleen lastig om zonder uitgebreide ondersteuning op te schalen en het kan zijn dat sommige landen een betaalmethode niet accepteren.

Om te bekijken of deze aanpak iets is voor jou, kun je de gratis Verkenningstool voor betalingen aan zzp'ers van Remote gebruiken. Hiermee kun je het volgende achterhalen:

• De valuta waarin je je zzp'ers kunt betalen.

• De verschillende overschrijvingsopties (via Wise, Stripe en Connect).

• De verwachte betalingssnelheid van elke optie.

Een tool voor contractor management

Met een compleet platform voor contractor management kun je facturen beheren, herhaalfacturen instellen, belastingformulieren genereren en betalingen doen, allemaal op één plek.

Daarnaast krijg je meer inzicht in je juridische verantwoordelijkheden voor zzp'ers op verschillende locaties en ondersteuning bij vragen over classificatie.

Of je nu met één of honderd zzp'ers werkt, dit is de meest effectieve manier om je zzp'ers te beheren en hun betalingen te verwerken.

Wat zijn mijn belastingverplichtingen bij het betalen van zzp'ers?

Zzp'ers zijn zelfstandig en dus zelf verantwoordelijk voor hun belastingen.

Maar dat betekent niet dat je helemaal geen verantwoordelijkheden hebt. Als je bijvoorbeeld een Amerikaans bedrijf bent, moet je voor elk van je in de Verenigde Staten gevestigde zzp'ers een 1099-formulier indienen. In sommige landen ben je verplicht om btw-papierwerk namens je zzp'er in te vullen.

Als je zzp'ers aanneemt in verschillende landen (of zelfs in verschillende staten), kan het lastig zijn om te bepalen wat je (eventuele) verplichtingen precies zijn en hoe je eraan moet voldoen.

Daarom raden we aan om samen te werken met een ervaren belastingadviseur die zorgt dat je je alles volgens de regels doet. Onze lokale belastingexperts kunnen je hierbij begeleiden en je precies vertellen wat je verplichtingen zijn in verschillende landen. 

Hoe blijf ik bij het betalen van zzp'ers compliant?

In sommige landen gelden specifieke arbeidswetten voor het betalen van zzp'ers. Op bepaalde locaties moeten zzp'ers bijvoorbeeld geregistreerd zijn bij de overheid voordat ze als zzp'er contracten mogen ondertekenen en betalingen mogen ontvangen.

Het kost veel tijd en moeite om dit soort wetten te doorgronden en eraan te voldoen. Als je met zzp'ers in het buitenland werkt, moet je meerdere soorten regels volgen die allemaal snel kunnen veranderen.

Om deze wetten (en hun aanpassingen) de baas te blijven, kun je samenwerken met een lokaal advocatenkantoor, maar dit kan duur en tijdrovend zijn.

Onze juridische experts houden de nalevingswetgeving in elk land continu in de gaten. Zo zorgen we ervoor dat je niet in mogelijke juridische valkuilen valt. 

Hoe betaal ik zzp'ers in verschillende valuta?

Als je zzp'ers zich allemaal in hetzelfde land bevinden, is dit uiteraard geen probleem. Maar als je mensen in meerdere landen betaalt in verschillende valuta, wordt het lastiger. Je moet dan bijvoorbeeld denken aan:

• verschillende banksystemen,

• lokale wetgeving met betrekking tot valutaoverschrijvingen (waaronder bedragen, methoden en beperkingen),

• wisselkosten,

• verschillende technologieplatforms en -leveranciers.

Al deze verschillen kosten niet alleen tijd en geld, maar kunnen ook leiden tot betalingsvertragingen en problemen met je relatie met zzp'ers.

Het is veel sneller, makkelijker en goedkoper om buitenlandse betalingen te beheren via één platform, en Remote is ervoor gemaakt om het betalingsproces voor internationale zzp'ers te vereenvoudigen. We maken betalingen mogelijk in meer dan 100 valuta, met zeer lage wisselkosten. Je kunt in een paar klikken meerdere betalingen doen.

Hoeveel moet ik mijn zzp'ers betalen?

Dit is een moeilijke vraag. De tarieven van zzp'ers zijn afhankelijk van de regio, functie en sector. Zzp'ers met meer ervaring of een betere klantportfolio kunnen hogere tarieven vragen.

Meestal bepalen de zzp'ers het tarief en besluit jij of je ermee akkoord gaat of erover wilt onderhandelen. Houd er wel altijd rekening mee dat zzp'ers verantwoordelijk zijn voor hun eigen belastingen, verzekeringen en kosten. Hun tarieven worden dus op basis daarvan bepaald.

Uiteindelijk moet je zelf bepalen of het markttarief voor een bepaalde functie in een bepaalde regio eerlijk is, en of je dit wilt en kunt betalen.

Onafhankelijke zzp'ers betalen met Remote

Op het eerste gezicht lijkt het makkelijker om een zzp'er in te huren en te betalen dan om een werknemer aan te nemen.

Maar om je team te schalen in het buitenland met een efficiënte payroll, snelheid en voortdurende internationale compliance, heb je een betrouwbare en ervaren partner nodig.

Of je nu lokaal of internationaal zzp'ers inhuurt, met het alles-in-één platform voor contractor management van Remote kun je:

• De facturen van je zzp'ers ontvangen, beheren en betalen.

• Voldoen aan alle belasting- en juridische verplichtingen in de landen waar je zzp'ers gevestigd zijn.

• Betalingen doen in meerdere valuta met lage wisselkosten.

• De risico's van mogelijk dure verkeerde classificatie verlagen.

Begin nu met de onboarding en het eenvoudig betalen van je zzp'ers, waar ter wereld ze zich ook bevinden.