Filipijnen — 10 min
Employer of record en PEO — 12 min
Bedrijven beginnen de voordelen te zien van internationale teams, maar het kan lastig zijn om werknemers in het buitenland in dienst te nemen, te betalen en te beheren.
Als je in het land waarin je iemand wilt aannemen geen juridische entiteit hebt, kun je het best werken met een employer of record (EOR) om je internationaal team op te zetten. Dit is een kosteneffectieve aanpak waarbij de vele risico's van internationale uitbreiding worden beperkt, of je nu een start-up, mkb-bedrijf of een grote onderneming hebt.
Hoe werkt het precies?
In dit artikel leggen we uit wat een EOR is en hoe je ermee kunt samenwerken. We gaan ook in op de voordelen van werken met een EOR en welke services je kunt verwachten.
Laten we aan de slag gaan.
Een EOR, employer of record, is een service die wordt aangeboden door een bedrijf van derden. De EOR fungeert namens jou als de juridische lokale werkgever. Zo kun je mensen aannemen in andere landen. De EOR regelt alle juridische en nalevingsvereisten en jij richt je op de dagelijkse relatie met de werknemer zoals gewoonlijk.
EOR's worden voornamelijk om deze reden gebruikt, maar ze kunnen je ook van dienst zijn in je eigen land. Sommige landen (zoals de VS, Canada en Australië) hebben verschillende belasting- en arbeidsvereisten per staat of provincie. In zulke situaties kan een werkgever ervoor kiezen met een EOR samen te werken om de HR-processen makkelijker te maken.
EOR's regelen doorgaans de administratieve taken van HR, voeren payroll uit, zorgen voor compliant secundaire arbeidsvoorwaarden en voldoen aan de belastingvereisten. Ze fungeren als de werkgevende entiteit, dus als je samenwerkt met een EOR hoef je geen juridische entiteit op te richten in het land waar je mensen wilt aannemen.
Je hoeft ook geen geld, tijd en bronnen te besteden aan interne kennisopbouw. De beste EOR-leveranciers begeleiden je bij elke stap, met lokale expertise en duidelijke richtlijnen zodat jij compliant blijft.
Met een betrouwbare EOR-partner kun je internationale medewerkers snel en veilig aannemen en betalen.
Als je ergens al een juridische entiteit hebt gevestigd, of je wilt er een oprichten, kan het slimmer zijn om met een professional employer organization (PEO) te werken.
We gaan verderop in het artikel dieper in op PEO's.
EOR's regelen HR-processen, payroll, belastingen, juridische kwesties, naleving en secundaire arbeidsvoorwaarden voor je internationale teamleden. De verantwoordelijkheden verschillen per EOR en ze kunnen taken op verschillende manieren namens jou uitvoeren.
Dit zijn de belangrijkste verantwoordelijkheden van een EOR:
De EOR regelt het lokale onboardingsproces op de locatie van je nieuwe werknemer. De EOR neemt alle administratieve taken, zoals arbeidscontracten, antecedentenonderzoeken en payrollbeheer uit handen.
Dit is een belangrijk onderdeel van het proces. Met een soepel onboardingsproces maak je een goede eerste indruk en zorg je meteen voor betrokkenheid en productiviteit.
Een EOR maakt het uitbetalen van teamleden in hun lokale valuta eenvoudiger. Dit betekent minder valutarisico's en minder administratief gedoe.
Deze service is voornamelijk handig voor internationale bedrijven met een team dat verspreid is over verschillende landen. Het payrollproces wordt gestroomlijnd en mensen worden op tijd en in hun voorkeursvaluta betaald.
EOR's beheren de administratie van secundaire arbeidsvoorwaarden. Ze kunnen pakketten aanbieden die voldoen aan de lokale regelgeving en de verwachtingen van werknemers. Denk hierbij aan zorgverzekeringen en pensioenplannen. Sommige leveranciers, zoals Remote, kunnen zelfs internationale aandelenopties aanbieden.
Door gebruik te maken van een EOR voor de secundaire arbeidsvoorwaarden kun je de interne regeldruk verlagen. Een goede EOR kent de lokale markt, waardoor jij concurrerende secundaire arbeidsvoorwaarden kunt aanbieden om talent aan te trekken en te behouden in de landen waar je mensen wilt aannemen.
EOR's regelen het inhouden van belastingen voor je teamleden volgens de lokale belastingwetgeving. Zo blijft je bedrijf compliant en verminder je het risico op mogelijke aansprakelijkheid.
EOR's vullen ook namens jou de benodigde belastingformulieren in, zoals die voor inkomstenbelasting, sociale zekerheid en werkloosheidsbelastingen. Zo voorkom je boetes en blijf je aan de regelgeving voldoen.
EOR's beheren je bijdragen aan overheidsprogramma's, zoals sociale zekerheid, werkloosheids- en arbeidsongeschiktheidsverzekeringen. Ze houden nauwkeurig de bijdragen bij die ze namens de werkgever en werknemer hebben gedaan.
Dit zorgt ervoor dat je compliant bent met lokale wetgeving en dat beide partijen beschermd zijn in het geval van een claim.
Lokaal arbeidsrecht kan vaak wijzigen en verschilt per land en het valt dus niet mee om zelf op de hoogte te blijven van de vereisten van elk land.
Je HR-afdeling kan te maken krijgen met regels voor het minimumloon, regels voor overuren, ontslagbeleid en andere wet- en regelgeving in de landen waar je werknemers zijn gevestigd.
Met een EOR blijf je altijd op de hoogte van en compliant met veranderende regels, waardoor je minder risico loopt op juridische problemen.
Lees onze gedetailleerde gids voor meer informatie over wat een EOR precies doet.
Ga aan de slag met deze checklist en blijf compliant bij het wereldwijd aannemen van medewerkers.
Door de vele services die een EOR aanbiedt, is het eenvoudig om de voordelen te zien van deze optie waarmee je sneller en eenvoudiger mensen aan kunt nemen in het buitenland.
Dit is een uitgebreid overzicht van de voordelen van werken met een EOR:
Als je in meerdere landen mensen wilt aannemen of geen eigen entiteit wilt oprichten, kun je via een EOR snel en eenvoudig je team uitbreiden. Dit maakt het een stuk makkelijker om internationaal talent te bereiken en nieuwe kansen te verkennen.
Dankzij de lokale expertise van je EOR kun jij je richten op de prioriteiten van je bedrijf zonder je zorgen te hoeven maken over naleving en administratie. Het is aan de EOR om alle ingewikkelde en onbekende belasting- en HR-zaken te regelen, niet aan jou.
Met een EOR hoeft je bedrijf zich geen zorgen te maken over verplichte secundaire arbeidsvoorwaarden als betaald verlof, ziektekostenverzekeringen en pensioenbijdragen. De EOR regelt alles.
EOR's zorgen voor een snelle onboarding van nieuwe werknemers door administratieve taken op zich te nemen, zoals arbeidscontracten en het opzetten van de payroll. Zo kan je bedrijf snel en efficiënt nieuw talent aannemen, zelfs in onbekende markten.
EOR's helpen je bij het beschermen van het intellectueel eigendom van je bedrijf, van diefstal tot misbruik, door te zorgen dat de contracten waterdicht zijn. Dit is van essentieel belang als je werknemers hebt in verschillende landen met verschillende regels voor intellectueel eigendom.
Als je met een EOR samenwerkt, is het risico kleiner dat je je teamleden verkeerd classificeert. Dit betekent dat je werknemers onterecht als zzp'ers classificeert of andersom. Verkeerde classificaties kunnen leiden tot aanzienlijke juridische complicaties en straffen.
EOR's hebben de kennis om je teamleden correct te classificeren volgens de lokale wetgeving. Zo loop je flink minder risico op onbedoelde verkeerde classificaties.
Je hoeft veel minder papierwerk te regelen als een EOR de administratieve verantwoordelijkheden op zich neemt.
Van het verwerken van de payroll en belastingen tot de administratie van secundaire arbeidsvoorwaarden en arbeidscontracten: EOR's stroomlijnen deze processen zodat je bedrijf zich kan richten op strategische taken.
Met een EOR kun je veel sneller internationaal uitbreiden. Er ontstaat een snelle manier om werknemers aan te nemen in nieuwe markten zonder een juridische entiteit nodig te hebben.
Kortom, zowel start-ups als gevestigde bedrijven die internationaal uitbreiden, kunnen via een EOR-service tijd, geld en kopzorgen besparen.
Er zijn twee hoofdtypen: EOR's met een eigen entiteit en partnerafhankelijke EOR's.
Zoals de naam doet vermoeden, bieden partnerafhankelijke aanbieders van EOR-services hun diensten niet rechtstreeks aan je aan. In plaats daarvan verkopen ze diensten door van lokale derden in (sommige van) de landen waar ze actief zijn.
Met deze werkwijze kan de EOR meer geld verdienen, maar het gaat wel ten koste van de controle. Partnerafhankelijke EOR's hebben zelf geen controle over de kosten, waardoor je maandelijkse facturen onvoorspelbaar kunnen zijn. Ze hebben ook minder controle over de ervaring van je werknemers. Het kan ze soms een paar dagen duren om problemen op te lossen.
Daarnaast zijn er veiligheidsrisico's, want de EOR moet gegevens uitwisselen met lokale derden.
Kortom, werken met een partnerafhankelijke EOR kan leiden tot een negatieve ervaring voor je werknemers, hogere kosten en onbeveiligde werknemersgegevens.
EOR's met eigen entiteiten, zoals Remote, zijn niet afhankelijk van derden. Doordat ze hun eigen lokale juridische entiteiten hebben, behouden ze de volledige controle over de facturering en de werknemerservaring.
Houd er rekening mee dat Remote alleen actief is in landen waar we onze eigen lokale juridische entiteiten hebben. Jij bespaart hiermee geld, zorgt voor een betere werknemerservaring en bent ervan verzekerd dat je gegevens en intellectueel eigendom maximaal beschermd zijn.
Welke keuze je ook maakt, zorg dat je EOR een eigen entiteit heeft in de landen waar je werknemers zich bevinden.
Misschien ben je bekend met professional employer organizations (PEO's) en vraag je je af of deze bedrijven dezelfde diensten leveren als een EOR. Laten we kort ingaan op de verschillen.
PEO-diensten zijn fundamenteel anders dan EOR-diensten, hoewel sommige mensen de termen door elkaar gebruiken als ze het hebben over global payroll services. Op het eerste gezicht lijken ze erg op elkaar. Zowel EOR's als PEO's voeren HR-taken uit, onder andere op het gebied van global payroll, secundaire arbeidsvoorwaarden, inhoudingen en belastingaangiften.
Maar er zijn een paar belangrijke verschillen:
Je moet een eigen lokale juridische entiteit hebben in een land om een PEO te kunnen gebruiken. Als je bedrijf bijvoorbeeld gevestigd is in het VK en eigen juridische entiteiten heeft in Spanje en Frankrijk, dan kun je in deze landen een PEO gebruiken. Maar als je iemand wilt aannemen in Duitsland, moet je daar een juridische entiteit oprichten of een EOR gebruiken.
Als je met een PEO werkt, ga je een co-werkgeverschapsovereenkomst aan. Als je werkt met een EOR is dat niet zo.
Met een PEO ligt de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor naleving van de lokale arbeidswetgeving bij jou.
De kosten hangen uiteindelijk af van je omstandigheden en doelen. Als je al een lokale juridische entiteit hebt in het land waar je iemand wilt aannemen, is een PEO waarschijnlijk een goedkopere optie. Maar als dat niet zo is, is het meestal voordeliger om met een EOR in zee te gaan.
Voor meer informatie over de verschillen tussen een EOR en een PEO, en wat het best past bij jouw bedrijf, kun je onze uitgebreide gids lezen.
In verschillende situaties kan het zinvol zijn om te werken met een EOR:
Het oprichten van een juridische entiteit kost veel geld en tijd. Het kan maanden of zelfs langer duren en meer dan 100.000 euro kosten. Tenzij dit een financieel logische stap is voor je bedrijf, biedt een EOR een eenvoudige, kosteneffectieve oplossing om snel en makkelijk internationale medewerkers in dienst te nemen. Je werknemers kunnen al binnen een paar dagen aan de slag en je betaalt hiervoor een eenvoudig vast tarief per persoon.
Hoewel het mogelijk is om internationale zzp'ers te gebruiken, kan niet al het werk als zzp-werk worden geclassificeerd. Als je werknemers ten onrechte classificeert als zzp'ers, kan dat ernstige consequenties hebben, zoals boetes en sancties. In dit soort gevallen is een EOR de juiste keuze.
Nu remote werken gebruikelijker wordt, zijn werknemers minder gebonden aan één fysieke locatie. Ze kunnen zich vrij over de wereld bewegen zonder hun baan te hoeven opgeven. Een EOR is een snelle en eenvoudige manier om werknemers te behouden die overgeplaatst willen worden. Met een EOR kun je zelfs digital nomads in dienst nemen die in verschillende landen werken.
Steeds meer landen controleren strenger op verkeerd geclassificeerde werknemers. Werkgevers moeten voorzichtig en ethisch te werk gaan bij het op de juiste manier classificeren van werknemers. De definities en de mate van handhaving verschillen echter van land tot land. Een betrouwbare EOR-partner beschikt over lokale expertise om je te helpen bij het classificeren van werknemers en zzp'ers en zo het risico op verkeerde classificaties te beperken.
Als je met internationale werknemers en zzp'ers werkt, kan je intellectueel eigendom worden blootgesteld aan nieuwe risico's als je niet voorzichtig bent. EOR's met een eigen entiteit bieden optimale bescherming van je intellectueel eigendom, een geruststellende gedachte als je je globale team wilt uitbreiden.
Als je een werknemer in een nieuw land wilt aannemen, moet je begrijpen hoe de belastingen in dat land werken en voldoen aan allemaal nieuwe arbeidswetten. Omdat deze wetten zo ingewikkeld kunnen zijn, is het onmogelijk om ze zonder hulp van anderen volledig te doorgronden. Een EOR kent deze wetten wel en kan je helpen om eenvoudig je weg te vinden op een nieuwe arbeidsmarkt.
Een EOR-overeenkomst bestaat uit verschillende onderdelen:
toekenning van het wettelijke dienstverband van de werknemer aan de EOR,
overdracht van het door de werknemer gecreëerde intellectueel eigendom van de EOR aan je bedrijf,
het salaris van de werknemer,
de secundaire arbeidsvoorwaarden van de werknemer,
de verplichte sociale bijdragen, bijvoorbeeld voor sociale zekerheid,
betalingsvoorwaarden,
de contractduur.
Let op: Sommige EOR's vragen je om een exclusiviteitsclausule te ondertekenen, waardoor je jaren vastzit aan een contract met één leverancier. Deze clausules kunnen je bedrijf aanzienlijke schade berokkenen als de leverancier niet aan de verwachtingen voldoet, omdat je dan niet kunt overstappen naar een andere leverancier.
Remote neemt nooit exclusiviteitsclausules of langetermijnverbintenissen op in de EOR-overeenkomsten, zodat je de vrijheid hebt om de juiste keuze te maken voor je bedrijf.
Ja, een EOR beheert de payroll voor je internationale werknemers. Je EOR regelt alles wat te maken heeft met payroll voor je werknemers, inclusief het inhouden van belastingen en verplichte sociale bijdragen en bijdragen voor bijvoorbeeld particuliere ziektekostenverzekeringen. Naast de payroll beheren EOR's de secundaire arbeidsvoorwaarden, lokale belastingaangiften en naleving.
Er zijn veel leveranciers, dus kies er een die het best aansluit bij je wensen en budget. Ga zorgvuldig te werk en onderzoek verschillende leveranciers, hun aanbod en hun prijsniveaus.
Zie ook: EOR-leveranciers vergelijken
Er is niks eerlijker dan reviews van echte klanten. Ga op zoek naar reviews en feedback van de klanten van de EOR waarmee je wilt samenwerken. Kijk vooral ook naar de feedback van klanten met soortgelijke behoeften als die van je eigen bedrijf, aangezien jouw ervaring met de EOR waarschijnlijk vergelijkbaar zal zijn.
Zie ook: Hoe je met Swell tijd en stress bespaart bij het aannemen van internationale werknemers
De EOR gaat de payroll, secundaire arbeidsvoorwaarden en andere HR-taken regelen voor je team. Het is dus belangrijk dat je leverancier je team met respect behandelt. Denk hierbij aan onboarding, het betalingsproces en belastingaangiften.
Zie ook: Wat betekent het voor je werknemers als je kiest voor Remote?
Het is van essentieel belang om een concurrerend salaris aan te bieden dat overeenkomt met de lokale marktprijs om het beste talent aan te trekken en te behouden. Een goede EOR kan je helpen om het juiste salaris te bepalen voor werknemers in landen die je niet goed kent.
Zie ook: Vergoedingen berekenen voor remote werknemers
Je intellectueel eigendom is de levensader van je bedrijf. Als je je intellectueel eigendom niet beschermt, loop je het risico dat je uiteindelijk dure juridische geschillen moet uitvechten in buitenlandse rechtbanken met wetten die je niet kent.
Vermijd dit soort problemen door samen te werken met een EOR die je intellectueel eigendom en uitvindingsrechten optimaal beschermt.
Zie ook: Intellectuele eigendoms- en uitvindingsrechten voor bedrijven met remote werknemers
De meeste EOR's gebruiken een model met vaste of variabele tarieven. Dit zijn de voor- en nadelen:
Bij een model met vaste tarieven wordt één bedrag per werknemer in rekening gebracht, meestal op maand- of jaarbasis. Jaarlijks betalen is vaak voordeliger, maar maandelijks betalen biedt meer flexibiliteit.
Een vast tarief biedt verschillende voordelen. Je kunt bijvoorbeeld zoveel mensen aannemen als je wilt, tegen elk salaris, zonder dat je factuur verandert op basis van hoeveel je je werknemers betaalt of welke secundaire arbeidsvoorwaarden je aanbiedt. De meeste bedrijven kiezen voor deze optie.
Remote biedt lage vaste tarieven in de landen waar we actief zijn. We zijn transparant en brengen nooit verborgen kosten of percentages in rekening. Zie voor meer informatie onze handleiding over de Eerlijke prijsgarantie van Remote.
Bij een model met variabele tarieven wordt een percentage van het salaris van je werknemers in rekening gebracht. Bij dit model hangt het bedrag dat je betaalt af van wat je werknemer verdient. Als je werknemers weinig verdienen, kan deze oplossing goedkoper zijn dan een model met vaste tarieven. Verdienen je werknemers meer, dan stijgen je EOR-kosten ook.
Dit model ontmoedigt loonsverhogingen, wat je bedrijf minder aantrekkelijk kan maken voor toptalent in de regio.
En houd er rekening mee dat de prijzen bij variabele tarieven overgeleverd kunnen zijn aan de grillen van je EOR-leverancier. Over het algemeen is dit model minder voorspelbaar en minder aantrekkelijk dan een model met vaste tarieven.
Zie ook: EOR-leveranciers vergelijken
Als je internationale werknemers niet via een EOR wilt aannemen, kun je twee dingen doen. Je kunt met zzp'ers werken of zelf lokale juridische entiteiten oprichten.
Als je geen lokale juridische entiteit hebt en geen gebruik wilt maken van een EOR, kun je altijd internationale zzp'ers aannemen. Dit kan een goede manier zijn om je bedrijf te laten groeien of tijdgevoelige projecten af te ronden zonder nieuwe werknemers te onboarden.
Als je je zzp'ers echter behandelt als werknemers, loop je het risico op verkeerde classificatie. Wees je bewust van dit risico en zorg dat je het vermijdt.
Zie ook: Zzp'ers aannemen
Als je in een ander land werknemers wilt aannemen zonder EOR, moet je zelf een juridische entiteit oprichten. Je moet de juiste papieren indienen bij de lokale autoriteiten en bewijzen dat je een geregistreerd bedrijf bent. Elk land heeft verschillende voorschriften. Dit kan bijvoorbeeld zijn dat je een bepaald aantal werknemers hebt of zelfs dat je fysieke aanwezigheid hebt in het land.
In sommige landen is het oprichten van een entiteit relatief eenvoudig. Maar in andere landen kan het maanden duren en tienduizenden euro's kosten. Uiteindelijk hangt het af van de locatie en de groeiambities van je bedrijf op die locatie.
Een lokale juridische entiteit oprichten is niet logisch als je ergens maar een paar werknemers wilt aannemen. Maar als je een kantoor wilt openen en honderden werknemers wilt aannemen, is het soms wel de beste optie.
Zie ook: Wat het oprichten van een bedrijfsentiteit werkelijk kost
Als je ervoor kiest om een internationale entiteit op te richten, kun je met een EOR je plannen sneller realiseren. Je hoeft immers niet te wachten met het aannemen van lokale werknemers. Je kunt je teamleden via de EOR aannemen tot je entiteit is opgericht. Daarna kun je de werknemerscontracten overzetten naar je nieuwe bedrijf.
Als je eenmaal bent overgestapt, kun je nog steeds gebruikmaken van Remote voor de payroll, HRIS en secundaire arbeidsvoorwaarden om het HR-proces gestroomlijnd en vertrouwd te houden voor je team.
Als je er klaar voor bent om internationale aanwezigheid te creëren voor je bedrijf, probeer dan Remote!
Remote biedt uitgebreide EOR-diensten in landen over de hele wereld. Waar je ook nieuwe werknemers wilt aannemen, Remote staat voor je klaar.
We kunnen je helpen bij de onboarding van werknemers, het beheer van payroll, de afhandeling van belastinginhoudingen en -aangiften en het beheer van lokaal secundaire arbeidsvoorwaarden. Onze software biedt eenvoudige toegangs- en rapportageopties voor je internationale werknemers en zzp'ers.
Daarnaast bieden we met Remote IP Guard de best beschikbare bescherming van intellectueel eigendom in de branche. Als je vragen hebt, staan onze lokale belasting- en juridische experts altijd voor je klaar.
Klaar om met Remote nieuwe teamleden aan te nemen in andere landen? Meld je nu aan en begin binnen een paar minuten met de onboarding van werknemers en zzp'ers.
Weet je nog niet zeker of Remote past bij je bedrijf? Neem contact met ons op en bespreek je wensen met een van onze global HR-experts.
If you’re ready to establish an international presence for your business, give Remote a try!
Remote offers comprehensive EOR services in countries all over the world. No matter where you want to hire, Remote can help.
We can help you with onboarding workers, managing payroll, handling tax withholding and reporting, and creating and administering locally compliant benefits packages. Our software provides easy access and reporting for all your global employees and contractors.
Plus, Remote IP Guard guarantees the strongest intellectual property protections in the industry. If you ever have questions, our local tax and legal experts are always happy to assist.
Ready to start employing team members in other countries using Remote? Sign up now to begin onboarding employees and contractors in minutes!
Not sure whether Remote is right for your business? Contact us to speak with one of our global employment experts today.
Maak een account aan bij G2's toonaangevende payrollsoftware in meerdere landen en begin binnen enkele minuten met de onboarding van je eerste werknemers.
Abonneer je en ontvang de laatste blogposts en updates van Remote in je inbox.
Filipijnen — 10 min
Employer of record en PEO — 14 min
Global Payroll — 9 min
Global Payroll — 16 min