Gids over internationale werknemers aannemen

De wereld raakt steeds meer gewend aan remote werken, waardoor de afstand tussen bedrijven en internationaal talent ook steeds kleiner wordt. Dat is goed nieuws voor werkgevers: het is nog nooit zo makkelijk geweest om een internationaal team samen te stellen.

En waarom zou je de kansen niet grijpen? De voordelen van een internationaal team zijn geweldig. Remote bedrijven, en internationale bedrijven in het bijzonder, zijn vaak productiever, inclusiever en duurzamer dan hun lokale tegenhangers met alleen personeel op kantoor. Het samenstellen van een cultureel divers team geeft ongekende waarde door nieuwe energie, ideeën en inzichten. Als je de meerwaarde van een internationaal team inzet, krijg je toegang tot een veel grotere talentenpool. En je huidige werknemers kunnen verhuizen zonder dat ze je bedrijf hoeven te verlaten. Een win-winsituatie.

Buitenlandse werknemers aannemen kan echter risicovol zijn als je niet bekend bent met de lokale regels voor payroll, belastingen, secundaire arbeidsvoorwaarden en naleving in de landen waar je talent zoekt.

Deze gids is opgesteld om al je vragen over het aannemen van internationale werknemers te beantwoorden, zodat je met meer kennis en vertrouwen internationale teamleden kunt onboarden.

4 trends op de internationale arbeidsmarkt

Steeds meer werkgevers gaan over de grens op zoek naar nieuw talent. Maar waarom eigenlijk? 

Deze vier interessante trends geven de manier waarop bedrijven personeel in dienst nemen opnieuw vorm en stimuleren een global-first aanpak bij het aannemen van mensen:

De opkomst van remote werken

Het is een understatement om te zeggen dat remote werken aan het opkomen is. Sinds de pandemie hebben steeds meer bedrijven een remote werkmodel ingevoerd. De verwachting is dat er in 2025 36,2 miljoen Amerikanen remote aan het werk zijn. 

Remote werken groeit, en steeds meer bedrijven gaan in het buitenland op zoek naar talent om hun teams ook buiten kantoor uit te breiden.

Door deze nieuwe ontwikkeling op recruitmentgebied kunnen mensen overal werken, wat onder andere heeft geleid tot het concept van werken als digital nomad. 

Meer uitbesteding

Uitbesteding is ook een van de drijvende factoren van internationale arbeid. Bedrijven hebben alleen al in 2022 meer dan 700 miljard dollar aan werk uitbesteed.

Bedrijven zijn op zoek naar kostenbesparingen om hun werkzaamheden te optimaliseren en toegang te krijgen tot gespecialiseerde vaardigheden. Uitbesteding is er daar een van. 

Internationale uitbreiding

De globale economie groeit naar verwachting in 2023 met 2,3% en in 2024 met 2,5%. Naarmate bedrijven zich in nieuwe markten begeven, neemt de vraag naar lokale werknemers ook toe. 

Bedrijven kunnen werknemers overplaatsen om hun internationale activiteiten te beheren, maar ze kunnen ook lokale werknemers aannemen. Zo kunnen ze een sterkere relatie opbouwen met de lokale cultuur en meer inzicht krijgen in de doelmarkt.

Internationale uitbreiding is voor bedrijven een uitgelezen kans om de grenzen te overstijgen en een divers internationaal team op te zetten. 

Mismatch van vaardigheden en talent

Een andere reden dat werkgevers internationale werknemers aannemen, is om het tekort aan talent op te lossen.

Het tekort aan talent op de arbeidsmarkt wordt steeds groter. 77% van de bedrijven had in 2023 moeite om het benodigde talent te vinden. 

HR-managers zoeken in het buitenland naar geschikte professionals voor functies met een tekort aan lokaal talent. Zodoende nemen meer bedrijven werknemers uit andere landen aan.

Door internationaal te werven krijgen deze bedrijven toegang tot een grotere talentenpool en kunnen ze concurrerend blijven.

De voordelen van internationaal talent aannemen

Hoe wil je de nieuwe talentenpool aanboren? Als je internationaal werft, kun je geschikte professionals vinden op nieuwe locaties waartoe je eerder geen toegang had. Je kunt je team versterken door internationale werknemers aan te nemen met schaarse of zeer gespecialiseerde vaardigheden. Zelfs je meest senior werknemers kunnen hierdoor profiteren van de overdracht van vaardigheden.

Nieuwe markten betreden

Als je internationaal wilt uitbreiden, kun je je merk sterker positioneren met internationale werknemers, of je nu een start-up of een gevestigd bedrijf bent. Werknemers die de lokale markt kennen, kunnen je begeleiden langs de valkuilen van het openen van een kantoor door het volgende te bieden:

• Taalvaardigheden

• Kennis van lokale zakelijke gebruiken en etiquettes

• Bestaande professionele netwerken

• Kennis van lokale bedrijven en contactpersonen die je kunnen introduceren bij anderen

• Inzicht in verwachtingen van werknemers als het gaat om salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden

• Professionele en persoonlijke ondersteuning van je werknemers die verhuizen om het nieuwe kantoor op te zetten

Met andere woorden: met buitenlandse werknemers maakt je bedrijf een zachte landing in nieuwe markten en kun je snel vertrouwen wekken op nieuwe locaties.

Wereldwijde dekking

Een van de voordelen van een internationaal team is dat je in verschillende tijdzones kunt werken. De totale productiviteit stijgt als je team verspreid is over de wereld en er continu wordt gewerkt, 24 uur per dag. 

Dit heeft ook een positief effect op de mentale gezondheid. Je werknemers hoeven geen lange werkdagen meer te draaien of op ongebruikelijke tijden te werken. Volgens een enquête uit 2022 denkt 41% van de werknemers dat flexibele werkuren de beste ondersteuning voor mentale gezondheid is die werkgevers kunnen bieden. 

Door wereldwijd te werken, kan je bedrijf gebruikmaken van de kracht van asynchronous working. Als je productiviteit geen tijdsbeperkingen meer heeft, zul je verbaasd zijn over hoeveel productiever je teamleden (en dus je bedrijf) kunnen zijn.

Meer diversiteit, gelijkheid en inclusie (DEI)

We kunnen niet genoeg benadrukken hoeveel je bedrijf profiteert van een team met diverse vaardigheden, meningen en ervaringen. Uit onderzoek blijkt telkens weer dat diversiteit een positieve invloed heeft op de werkplek. Als je internationale werknemers aanneemt, krijgt je hele team een DEI-boost:

• Werknemers die beter presteren

• Hogere productiviteit

• Meer creativiteit en innovatie

• Minder verloop van werknemers en zzp'ers

Wees niet bang om de sprong te wagen en neem je eerste internationale werknemer aan. Als je niet weet of je er klaar voor bent om fulltime werknemers aan te nemen, kun je altijd beginnen met internationale zzp'ers. Zolang je de regels naleeft, zijn er alleen maar voordelen voor je bedrijf en team. Internationaal mensen aannemen kan het geheime wapen zijn voor meer concurrentievoordeel en een betere DEI.

5 stappen om een internationale werknemer aan te nemen

Vraag je je af hoe je internationale werknemers kunt aannemen? Als je iemand uit een ander land aanneemt, is het belangrijk dat je het goed doet. Hier zijn vijf stappen die werkgevers moeten volgen:

1. Stel een kandidaatprofiel op

Bepaal de kwalificaties, vaardigheden en ervaring die voor de functie nodig zijn. Kijk wat andere bedrijven in jouw sector doen en check hoe andere internationale vacatures zijn opgesteld. Zo kun je je functiebeschrijving afstemmen en sollicitanten met een internationale instelling aantrekken.

Een aspect dat veel werkgevers vaak over het hoofd zien als ze internationale werknemers aannemen, is cultuur. Als je een internationaal team wilt opzetten, moet je rekening houden met cultureel aanpassingsvermogen, taalvaardigheid en werkervaring in multiculturele teams. Maak je vacatures en merk lokaal relevant zodat sollicitanten in verschillende regio's zich erin kunnen herkennen.

2. Bepaal waar je mensen gaat aannemen

Bepaal in welke landen of regio's je buitenlandse werknemers wilt aannemen. Doe onderzoek naar de lokale arbeidswetgeving, werkvergunningen en visumvereisten om een beeld van het juridische landschap te krijgen. Kijk ook eens naar het Where to Hire Report van Remote voor de beste plekken om mensen aan te nemen. 

Houd altijd rekening met verschillen in tijdzones en culturele nuances die invloed kunnen hebben op de communicatie en de teamdynamiek. Check ook de kosten voor levensonderhoud en secundaire arbeidsvoorwaarden, zodat je een concurrerend vergoedingspakket aan kunt bieden.

3. Onderzoek flexibele arbeidsmogelijkheden voor internationale werknemers

Wil je een fulltime werknemer aannemen? Heb je nagedacht over andere mogelijkheden om internationale werknemers aan te nemen? 

Je kunt bijvoorbeeld zzp'ers aannemen als je geen fulltime werknemer in dienst wilt nemen. Met deze flexibele optie kun je gebruikmaken van een internationale talentenpool zonder dat je je hoeft te verdiepen in de complexiteiten van vaste werknemers. 

Je kunt bepaalde taken of projecten ook uitbesteden aan internationale bedrijven, in plaats van personeel in dienst te nemen. 

Als je op zoek bent naar een fulltime werknemer in het buitenland, maar in dat land geen juridische entiteit hebt opgericht, kun je samenwerken met een employer of record (EOR) om compliant personeel aan te nemen. Met een EOR kun je snel werknemers in het buitenland aannemen.

4. Maak gebruik van internationale recruitmentkanalen

Gebruik online vacaturebanken met een internationaal bereik, sectorspecifieke platforms en professionele netwerken om potentiële internationale sollicitanten te bereiken. 

Een samenwerking met een recruitmentbureau met expertise in internationaal personeel aannemen is ook een slimme manier om toegang te krijgen tot een netwerk van geschikte professionals. 

Extra tip: Zoek naar sollicitanten die openstaan voor nieuwe ervaringen en effectief kunnen samenwerken met collega's met een andere achtergrond. Als je teamleden cultureel op elkaar zijn afgestemd heb je minder personeelsverloop en bespaar je tijd.

5. Houd een videogesprek

Je kunt internationale sollicitanten interviewen in een videomeeting om face-to-face-interactie na te bootsen en non-verbale hints op te pikken. 

Dit is een goede manier om een idee te krijgen van de taalvaardigheden en interculturele communicatievaardigheden van je sollicitant. 

Stel vragen op basis van bepaalde scenario's om te zien hoe sollicitanten uitdagingen in een internationale werkomgeving zouden aanpakken. Bijvoorbeeld: hoe zou je omgaan met de verschillen in tijdzones als je samenwerkt met teamleden, of: hoe zou je een cultureel misverstand in een divers team oplossen? De antwoorden op deze vragen geven je zicht op hoe de sollicitant zich kan aanpassen, omgaat met problemen en zich bewust is van verschillende culturen. 

4 opties om iemand in een ander land aan te nemen

Internationale werknemers in dienst nemen kan ingewikkeld worden. Je moet rekening houden met taken zoals het verkrijgen van werkvergunningen of visums, het regelen van de logistiek voor overplaatsingen en naleving van de lokale arbeidsregelgeving. 

Je strategie voor het in dienst nemen van internationale sollicitanten is afhankelijk van je kortetermijnwensen en langetermijndoelen. Het goede nieuws is dat je verschillende solutions kunt gebruiken om je weg te vinden in het proces, en niet alles zelf hoeft te regelen. 

1. Een lokale entiteit of buitenlandse dochteronderneming openen

Je kunt een juridische entiteit of dochteronderneming oprichten in het land waar je werknemers wilt aannemen. Dit betekent dat je een juridisch bedrijf opent, ook wel lokale entiteit genoemd, in naleving van de overheids- en zakelijke wetten van elk land.

Voordelen

• Met een lokale aanwezigheid laat je zien dat je graag onderdeel wilt worden van de lokale ondernemingsmarkt.

• Een eigen kantoor hebben is een goede manier om vertrouwen te winnen.

• Als je lokale mensen in dienst neemt, heeft je bedrijf een goede start bij het openen van een nieuw kantoor.

• De merkbekendheid van je bedrijf neemt toe.

• Je huidige personeel kan verhuizen en internationale ervaring opdoen.

Nadelen

• Er is een enorme investering nodig in kapitaal, tijd en personeel om op de juiste wijze een nieuwe markt te betreden als lokale entiteit. 

Hieronder vind je een goede checklist van alles waar je rekening mee moet houden als je een kantoor in een ander land wilt openen:

• Bedrijfsregistratie

• Registratie bedrijfsnaam

• Accountantkosten

• Juridische kosten

• Professionele registraties en kosten

• Licenties en vergunningen

• Consultantkosten

Financieel

• Bedrijfsverzekeringen: aansprakelijkheid, inkomstenverlies, voertuigen, voorraad, vergoeding van werknemers, werkloosheid, arbeidsongeschiktheid enz.

• Werkkapitaal

• Bankdiensten zoals rood staan, kredietlijnen, zakelijke creditcards

• Bedrijfsleningen

Recruitmentkosten

• Salarissen

• Secundaire arbeidsvoorwaarden

• Belastingen

• Arbeidscontracten

• Aandelenopties

• Pensioenverplichtingen

• Verhuisdiensten

• Belastingverdeling

• Visums

• Werkvergunningen

• Repatriëring

2. Een co-werkgeverschap aangaan met een professional employer organization

Als je in een bepaald land al een juridische entiteit hebt en er remote werknemers wilt aannemen, kan een samenwerking met een professional employer organization (PEO) alles flink vergemakkelijken.

Zo'n samenwerking betekent dat jij en de PEO de werkgeversverantwoordelijkheden delen. De PEO regelt alle HR-taken, payroll, secundaire arbeidsvoorwaarden en naleving, en jij houdt de regie over de dagelijkse taken van je werknemers.

Voordelen:

• Gestroomlijnd HR-beheer

• Toegang tot uitgebreide secundaire arbeidsvoorwaardenpakketten

• Lokale expertise en compliance

Nadelen:

• Hogere kosten voor grotere organisaties

• Gedeelde verantwoordelijkheid betekent minder controle over HR- en managementbeslissingen

3. Een employer of record gebruiken

Als je geen lokale entiteit hebt in een land waar je mensen wilt aannemen en er niet een wilt oprichten, kun je gebruikmaken van een employer of record (EOR) die namens jou medewerkers aanneemt. 

Een EOR is een leverancier van global HR-diensten, waarmee je op een legale manier mensen in dienst kunt nemen in andere landen. Werken met een EOR is de snelste en voordeligste optie om personeel aan te nemen in landen waar je nog geen aanwezigheid hebt. Wanneer je met een EOR werkt, kun je meteen werknemers aannemen en onboarden in andere landen zonder dat je een entiteit hoeft op te richten.

Werken met een EOR is de beste optie als je voor het eerst met internationale werknemers gaat werken. Met een EOR kun je direct beginnen met de onboarding van werknemers zonder dat je eigen experts op het gebied van HR, juridische zaken en compliance nodig hebt. Je EOR regelt dit allemaal. Omdat de EOR namens jou werknemers aanneemt, wordt je bedrijf niet blootgesteld aan veel van de compliance-risico's van personeel aannemen in het buitenland.

Als je met een EOR werkt, kun je buitenlandse werknemers rechtstreeks via de EOR aannemen en ze daarna overzetten naar je eigen entiteit, zodra je deze hebt opgericht.

Voordelen:

• Efficiëntere onboarding van internationale werknemers

• Snelle markttoegang en projectuitvoering

• Lagere operationele kosten en minder administratieve complexiteiten

• Naleving van lokale arbeidswetgeving

• Betere toegang tot expertise en middelen

Nadelen:

• De kwaliteit van EOR-services verschilt. Kies een gerenommeerde EOR, zoals Remote, met veel ervaring en een bewezen staat van dienst. 

4. Internationale zzp'ers aannemen

Een andere mogelijkheid is om internationale zzp'ers aan te nemen die aan specifieke projecten of in een specifieke periode werken. Dit is een goede manier om te beginnen met een internationaal team. Het is handig voor start-ups die hun bedrijf willen opschalen, met name wanneer ze specifieke vaardigheden nodig hebben die lokaal niet beschikbaar zijn.

Het goede nieuws is dat je snel, makkelijk en zonder verborgen kosten zzp'ers aan kunt nemen en betalen. Je kunt met een internationaal platform voor zzp-beheer overal ter wereld zzp'ers onboarden, betalen en beheren.

Voordelen:

• Meer flexibiliteit

• Toegang tot gespecialiseerde vaardigheden en expertise

• Kostenbesparend; je betaalt alleen voor de geleverde diensten

Nadelen:

• Beperkte langetermijninzet en loyaliteit

• Mogelijke juridische en belastingcomplexiteiten

• Minder directe controle over workflow en planning

Unieke uitdagingen voor werkgevers die internationale werknemers aannemen

De voordelen van internationale werknemers zijn onmiskenbaar. Maar als je er weinig ervaring mee hebt, moet je wel eerst met een aantal dingen rekening houden. Als je in een ander land mensen gaat aannemen, heb je kennis nodig over lokale belastingwetten, contractwetgeving en HR-naleving. Het opstellen van een internationale uitbreidingsstrategie is een stuk makkelijker dan de implementatie ervan op locatie.

Op de hoogte blijven van lokale arbeidswetten

Een internationale infrastructuur opzetten om mensen aan te nemen kan duur en tijdrovend zijn. Je kunt op elk continent een lokaal HR-team opzetten en in elk land HR-specialisten en juridische specialisten in dienst nemen, maar je kunt ook een partner zoeken waarmee je op een makkelijkere manier je internationale team compliant uitbreidt. Als je besluit om samen te werken met een partner, kies er dan een met een uitgebreide internationale dekking.

Andere onderwerpen om rekening mee te houden, zijn bijvoorbeeld:

• Lokaal arbeidsrecht

• Arbeidswetten en lokale gebruiken

• Voorschriften voor payroll en boekhouding

• Contractbeheer

• Bescherming van je intellectueel eigendom

Uitbetalen van internationale werknemers

Zodra je de juiste mensen hebt gevonden die je wilt aannemen, kan het uitbetalen van het salaris weer andere problemen opleveren. Elk land heeft zijn eigen regels voor het uitbetalen van personeel. Dit kan van alles omvatten, van betalingsfrequentie tot belastinginhoudingen. Het is belangrijk dat je deze regels kent, zodat je je bedrijf en werknemers niet blootstelt aan onnodige boetes, kosten of straffen.

Andere overwegingen hebben betrekking op hoe je je internationale werknemers gaat uitbetalen. Stel jezelf de volgende vragen:

• In welke valuta ga je betalen?

• Heb je een rekening in de valuta van elk land waar je medewerkers wonen?

• Hoe ga je het geld overmaken? Gebruik je een bank of fintechbedrijf?

• Hoe betaal je werknemers als ze in een instabiel land wonen, ontheemd raken of vluchteling worden?

• Hoe worden je werknemers het liefst betaald? Willen ze worden betaald in de lokale valuta of in jouw valuta? Is het wettelijk toegestaan om te betalen in een andere valuta dan de lokale valuta?

• Hoe ga je om met wisselkoersschommelingen?

Internationale zzp'ers betalen

Als je naast vaste werknemers ook internationale zzp'ers gaat onboarden, zijn er enkele dingen waarmee je rekening moet houden. Je moet extra maatregelen nemen om geen onnodig risico te lopen. Een van de meest veelvoorkomende valkuilen is dat je werknemers verkeerd classificeert als zzp'ers. De gevolgen hiervan kunnen ernstig zijn, op financieel gebied en voor wat betreft je reputatie.

Internationale vergoedingen beheren

Voordat je een aanbod doet aan een internationale werknemer, is het goed om een internationale salarisstrategie op te stellen. Hoe je dit ook doet, zorg dat je consistent en transparant bent, zodat alle werknemers eerlijk worden behandeld en zich gewaardeerd voelen.

Bij het bepalen hoe je je internationale werknemers gaat betalen moet je rekening houden met het volgende:

• Het aantal internationale werknemers dat je verwacht aan te nemen

• In hoeveel landen je werknemers wonen

• Of je huidige werknemers gaan verhuizen naar een ander land

Aspecten om rekening mee te houden bij je salarisstrategie:

• Stabiliteit van de lokale valuta

• Kosten van levensonderhoud in elk land

• Lokale inflatie

• Levensstandaard van werknemers in je bedrijf

• Overheidsregelingen in elk land, waaronder sociale voorzieningen zoals een zorgverzekering

• Specifieke secundaire arbeidsvoorwaarden die per land verschillen

• Verhuiskosten, afhankelijk van wie het initiatief neemt voor de overplaatsing

• Doorlopende kosten voor expats die in twee landen een woning aanhouden

• Hypotax voor werknemers die in meerdere landen belastingplichtig zijn

Gangbare internationale salarisstrategieën

Als je werknemers in meerdere landen hebt, wil je waarschijnlijk zo snel mogelijk een internationale salarisstrategie opstellen om later moeilijke situaties te voorkomen. Hieronder vind je manieren waarop grote en kleine bedrijven hun internationale werknemers uitbetalen.

1. Aangepast

Stel voor elke werknemer een aangepast beloningsbeleid op.

Voordelen: Dit kan een goede optie zijn als je verwacht maar een beperkt aantal internationale werknemers in dienst te nemen.

Nadelen: Het is jouw verantwoordelijkheid om te zorgen dat beloningspakketten met elkaar overeenkomen. Als je bedrijf sneller groeit dan verwacht, kan deze aanpak omslachtig worden. Als werknemers een pakket op maat verwachten, is het moeilijk om deze strategie aan te passen, vooral als ze willen onderhandelen.

2. Iedereen hetzelfde salaris betalen

Bepaal salarisniveaus op basis van senioriteit en functie. Iedereen, overal ter wereld, verdient hetzelfde bedrag, meestal in de valuta van het hoofdkantoor van het bedrijf.

Voordelen: Er is geen discussie over of mensen een eerlijk salaris ontvangen. Iedereen weet dat ze hetzelfde verdienen als hun collega's. Als je niet de regio met de hoogste kosten van levensonderhoud als uitgangspunt gebruikt, kan dit je bedrijf geld besparen.

Nadelen: De kosten van levensonderhoud verschillen enorm per land. Als je salarissen standaardiseert door iedereen hetzelfde te bieden, kan dit tot problemen leiden. Mogelijk lukt het niet om werknemers aan te trekken die in regio's met hoge kosten van levensonderhoud wonen, tenzij je iedereen een hoog salaris biedt, maar dit kan zeer duur zijn en onhoudbaar worden.

3. Salaris aanpassen op basis van de kosten van levensonderhoud

Bepaal het salaris voor elke regio door werknemers een redelijke levensstandaard te geven. Dit werkt het beste als alle salarissen volledig transparant zijn en iedereen ze kan inzien.

Voordelen: Werknemers begrijpen dat hun vergoeding zodanig is vastgesteld dat iedereen met dezelfde functie en vergelijkbare ervaring dezelfde levensstijl en koopkracht kan hebben. Het bedrijf kan in verschillende regio's concurrerende pakketten aanbieden, zodat het bedrijf overal concurrerend kan zijn voor talent.

Nadelen: Mensen met veelgevraagde vaardigheden kunnen het bedrijf verlaten om meer te verdienen in een andere regio of bij een andere werkgever. Als een werknemer verhuist naar een ander land, kan het lagere salaris daar aanvoelen als een stap terug.

Er komt veel kijken bij het beheren van een internationaal salarisbeleid. Ongelijke beloning kan leiden tot een lage moraal en daarom is het essentieel dat je je beleid duidelijk kunt uitleggen en verdedigen. Er ontstaan complicaties als werknemers in een regio wonen met een instabiele valuta, met hoge inflatie of met hoge kosten van levensonderhoud. Als je goed nadenkt over alle variabelen voordat je het eerste aanbod doet, kun je in de toekomst tijd besparen en bouw je vertrouwen op binnen je internationale team.

Zie ook: Salaris berekenen voor remote werknemers

Een global payroll solution vinden

Als je in een land al een entiteit hebt, maar hulp wilt bij payrollbeheer, secundaire arbeidsvoorwaarden en compliance, kan een global payroll solution de beste mogelijkheid zijn. Voor global payroll services moet je een eigen entiteit hebben, maar als je al tijd en geld hebt besteed aan het oprichten van je entiteit, kunnen global payroll services goedkoper zijn dan volledige EOR-diensten.

Een global payroll solution fungeert meestal als verlengstuk van je eigen HR- en juridische afdeling. Met global payroll services kun je payrollprocessen, beheer van secundaire arbeidsvoorwaarden en bepaalde nalevingsaspecten uitbesteden. Je bent echter nog steeds uiteindelijk verantwoordelijk voor zaken als teamleden correct classificeren.

Risico's die komen kijken bij het aannemen van internationale werknemers

Overal komen risico's bij kijken, en het aannemen van internationaal personeel is geen uitzondering. Laten we eens kijken naar enkele risico's van werken met internationale werknemers. 

Risico op verkeerde classificatie

Hoe je werknemers classificeert wanneer ze bij je bedrijf beginnen, is essentieel om compliant te blijven in de verschillende landen. Je kunt mensen niet betalen als zzp'er als ze de taken van werknemers uitvoeren, zelfs niet voor een korte periode. Veel landen hebben strenge arbeidswetten om werknemersrechten te beschermen en ervoor te zorgen dat ze een eerlijk salaris en verplichte secundaire arbeidsvoorwaarden krijgen.

Hier zijn een paar veelvoorkomende redenen dat een internationale werkgever medewerkers verkeerd classificeert:

• Belastingontduiking

• Kosten besparen door te besparen op secundaire arbeidsvoorwaarden

• Werknemersrechten schenden door langere werkuren te verplichten

• Verschillende regelgeving verkeerd begrijpen

• Gebrek aan inzicht in de gevolgen van internationaal werven op de classificatieregels

Als bedrijven het arbeidsrecht schenden, krijgen lokale overheden niet de inkomsten die ze nodig hebben om essentiële diensten te verlenen. Daarom nemen ze deze gevallen zeer serieus. Overheden verwachten dat werkgevers loonbelasting, socialezekerheidsbijdragen en premies voor nationale gezondheidszorg betalen. Als je werknemers verkeerd classificeert als zzp'ers, met opzet of per ongeluk, zullen lokale overheden reageren met boetes en straffen, meestal met rente. Het laatste wat je wilt, is dat je in het vizier komt van een overheidsfunctionaris die constateert dat je niet compliant bent bij het in dienst nemen van personeel.

Hoe langdurig werken met zzp'ers kan leiden tot verkeerde classificatie

Werken met zzp'ers kan een goede manier zijn om te beginnen met het aannemen van internationale mensen, maar uiteindelijk moet je je internationale zzp'ers omzetten naar werknemers om compliant te blijven. Zelfs als je iemand in dienst neemt als zzp'er zijn er verschillende factoren waardoor de juridische classificatie kan veranderen zonder dat je iets hebt gedaan. Voorbeelden van deze factoren zijn:

• Hoelang ze aan je projecten hebben gewerkt

• Of ze exclusief voor jou werken

• Hoeveel controle je hebt over de manier waarop ze hun werk doen, waaronder prioriteiten stellen

• Of je kantoorruimte, apparatuur en software beschikbaar stelt

In sommige landen wordt een zzp'er na een bepaalde periode automatisch gezien als werknemer. Je wordt waarschijnlijk niet geïnformeerd wanneer dit gebeurt en je teamleden kennen zelf mogelijk ook de regels niet, zelfs niet als ze zzp'er willen blijven. Om het nog moeilijker te maken, veranderen de arbeidswetten continu. Wat vorig jaar legaal was, kan nu problemen veroorzaken.

Verkeerde classificatie van werknemers is een ernstige en dure overtreding. Je krijgt bijna zeker te maken met hoge straffen en boetes als je betrapt wordt. In uitzonderlijke gevallen kun je zelfs je vergunning kwijtraken om in het land actief te zijn. Als je een internationaal team hebt, is het verstandig om een EOR in te schakelen om het risico op verkeerde classificaties te voorkomen.

Voordat je de eerste stap op de internationale arbeidsmarkt waagt, is het goed om een partner te vinden die zorgen voor een prettige werknemerservaring en naleving van alle arbeidsverplichtingen. Een EOR-partner met eigen entiteiten, zoals Remote, is je beste optie om internationaal personeel aan te nemen en compliant te blijven met lokale en internationale arbeidswetten. 

Risico op permanente vestiging

Het risico op permanente vestiging is een belastingterm die inhoudt dat een bedrijf zodoende vertegenwoordiging heeft in een land dat het betreffende land belasting kan heffen bij het bedrijf. In bepaalde gevallen kan dit leiden tot dubbele belasting, zowel in het land waar het hoofdkantoor van het bedrijf is gevestigd als in het land waar internationale werknemers werken.

Bedenk dat je geen kantoor nodig hebt om te worden beschouwd als bedrijf met permanente vestiging. Als je zakendoet in een land, met name als je verkoopt of inkomsten genereert, moet je je bewust zijn van het risico op permanente vestiging. Werken met een EOR betekent niet meteen dat het risico op permanente vestiging verdwijnt.

Door de populariteit van thuiswerkregelingen zijn overheden zich bewuster geworden van en scherper gaan toezien op het naleven van de regels voor permanente vestiging. Voordat je internationaal mensen gaat aannemen, is het belangrijk om met een betrouwbare partner te spreken met lokale expertise om inzicht te krijgen in je risico op permanente vestiging.

Zie ook: Wat bedrijven met remote werknemers moeten weten over het risico op permanente vestiging

Intellectueel eigendom beheren

Een belangrijk onderdeel van internationaal personeel aannemen is bescherming van je intellectueel eigendom. De kosten voor een rechtszaak over patenten liggen tussen de 2,3 en 4 miljoen euro. Als je dus remote werknemers aanneemt, wil je je innovaties en uitvindingen goed onder eigen controle houden.

Wetten met betrekking tot intellectueel eigendom zijn per land verschillend. In sommige regio's kunnen rechten op intellectueel eigendom worden toegekend aan lokale medewerkers, tenzij dit specifiek is geregeld in de arbeidsovereenkomsten. Typen intellectueel eigendom die vaak risico lopen, zijn onder andere:

• Copyrights

• Patenten

• Handelsmerken

• Handelsgeheimen

Elk bedrijf moet proactief het eigen concurrentievoordeel beschermen. Elke sector kent enige vorm van bescherming van intellectueel eigendom, maar bedrijven in sommige sectoren moeten extra voorzichtig zijn:

• Technologie

• Finance

• Energie

• Productie

• Start-ups

Als internationale uitbreiding deel uitmaakt van je bedrijfsstrategie of als je wilt profiteren van een onbeperkte internationale talentenpool, is een internationaal remote team opzetten je beste optie. Het samenstellen van een personeelsbestand kent uitdagingen, maar wanneer je internationaal mensen in dienst neemt, heb je een wereld aan talent om uit te kiezen.

Wil je weten hoeveel je nieuwe werknemer je kost?

Onze gratis calculator voor werknemerskosten geeft je een volledig overzicht van de arbeidskosten in elk land.

Nu proberen

5 stappen om een internationale werknemer aan te nemen

Vraag je je af hoe je internationale werknemers kunt aannemen? Als je iemand uit een ander land aanneemt, is het belangrijk dat je het goed doet. Hier zijn vijf stappen die werkgevers moeten volgen:

1. Stel een kandidaatprofiel op

Bepaal de kwalificaties, vaardigheden en ervaring die voor de functie nodig zijn. Kijk wat andere bedrijven in jouw sector doen en check hoe andere internationale vacatures zijn opgesteld. Zo kun je je functiebeschrijving afstemmen en sollicitanten met een internationale instelling aantrekken.  

Een aspect dat veel werkgevers vaak over het hoofd zien als ze internationale werknemers aannemen, is cultuur. Als je een internationaal team wilt opzetten, moet je op zoek naar talent met cultureel aanpassingsvermogen, taalkennis en werkervaring in multiculturele teams. Maak je vacatures en merk lokaal relevant zodat sollicitanten in verschillende landen zich erin kunnen herkennen.

2. Bepaal waar je mensen gaat aannemen

Bepaal in welke landen of regio's je buitenlandse werknemers wilt aannemen. Doe onderzoek naar de lokale arbeidswetgeving, werkvergunningen en visumvereisten om een beeld van het juridische landschap te krijgen. Kijk ook eens naar het Where to Hire Report van Remote voor de beste plekken om mensen aan te nemen. 

Houd altijd rekening met verschillen in tijdzones en culturele nuances die invloed kunnen hebben op de communicatie en de teamdynamiek. Check ook de kosten voor levensonderhoud en secundaire arbeidsvoorwaarden, zodat je een concurrerend vergoedingspakket aan kunt bieden.

3. Onderzoek flexibele arbeidsmogelijkheden voor internationale werknemers

Wil je een fulltime werknemer aannemen? Heb je nagedacht over andere mogelijkheden om internationale werknemers aan te nemen? 

Je kunt bijvoorbeeld zzp'ers aannemen als je geen fulltime werknemer in dienst wilt nemen. Met deze flexibele optie kun je gebruikmaken van een internationale talentenpool zonder dat je je hoeft te verdiepen in de complexiteiten van vaste werknemers. 

Je kunt bepaalde taken of projecten ook uitbesteden aan internationale bedrijven, in plaats van personeel in dienst te nemen. 

Als je op zoek bent naar een fulltime werknemer in het buitenland, maar in dat land geen juridische entiteit hebt opgericht, kun je samenwerken met een employer of record (EOR) om compliant personeel aan te nemen. Met een EOR kun je snel werknemers in het buitenland aannemen.

4. Maak gebruik van internationale recruitmentkanalen

Gebruik online vacaturebanken met een internationaal bereik, sectorspecifieke platforms en professionele netwerken om potentiële internationale sollicitanten te bereiken. 

Een samenwerking met een recruitmentbureau met expertise in internationaal personeel aannemen is ook een slimme manier om toegang te krijgen tot een netwerk van geschikte professionals. 

Extra tip: Zoek naar sollicitanten die openstaan voor nieuwe ervaringen en effectief kunnen samenwerken met collega's met een andere achtergrond. Als je teamleden cultureel op elkaar zijn afgestemd heb je minder personeelsverloop en bespaar je tijd.

5. Houd een videogesprek

Je kunt internationale sollicitanten interviewen in een videomeeting om face-to-face-interactie na te bootsen en non-verbale hints op te pikken. 

Dit is een goede manier om een idee te krijgen van de taalvaardigheden en interculturele communicatievaardigheden van je sollicitant. 

Stel vragen op basis van bepaalde scenario's om te zien hoe sollicitanten uitdagingen in een internationale werkomgeving zouden aanpakken. Bijvoorbeeld: hoe zou je omgaan met de verschillen in tijdzones als je samenwerkt met teamleden, of: hoe zou je een cultureel misverstand in een divers team oplossen? De antwoorden op deze vragen geven je zicht op hoe de sollicitant zich kan aanpassen, omgaat met problemen en zich bewust is van verschillende culturen. 

4 opties om iemand in een ander land aan te nemen

Internationale werknemers in dienst nemen kan ingewikkeld worden. Je moet rekening houden met taken zoals het verkrijgen van werkvergunningen of visums, het regelen van de logistiek voor overplaatsingen en naleving van de lokale arbeidsregelgeving. 

Je strategie voor het in dienst nemen van internationale sollicitanten is afhankelijk van je kortetermijnwensen en langetermijndoelen. Het goede nieuws is dat je verschillende solutions kunt gebruiken om je weg te vinden in het proces, en niet alles zelf hoeft te regelen. 

1. Een lokale entiteit of buitenlandse dochteronderneming openen

Je kunt een juridische entiteit of dochteronderneming oprichten in het land waar je werknemers wilt aannemen. Dit betekent dat je een juridisch bedrijf opent, ook wel lokale entiteit genoemd, in naleving van de overheids- en zakelijke wetten van elk land.

Voordelen

• Met een lokale aanwezigheid laat je zien dat je graag onderdeel wilt worden van de lokale ondernemingsmarkt.

• Een eigen kantoor hebben is een goede manier om vertrouwen te winnen.

• Als je lokale mensen in dienst neemt, heeft je bedrijf een goede start bij het openen van een nieuw kantoor.

• De merkbekendheid van je bedrijf neemt toe.

• Je huidige personeel kan verhuizen en internationale ervaring opdoen.

Nadelen

• Er is een enorme investering nodig in kapitaal, tijd en personeel om op de juiste wijze een nieuwe markt te betreden als lokale entiteit. 

Hieronder vind je een goede checklist van alles waar je rekening mee moet houden als je een kantoor in een ander land wilt openen:

• Bedrijfsregistratie

• Registratie bedrijfsnaam

• Accountantkosten

• Juridische kosten

• Professionele registraties en kosten

• Licenties en vergunningen

• Consultantkosten

Financieel

• Bedrijfsverzekeringen: aansprakelijkheid, inkomstenverlies, voertuigen, voorraad, vergoeding van werknemers, werkloosheid, arbeidsongeschiktheid enz.

• Werkkapitaal

• Bankdiensten zoals rood staan, kredietlijnen, zakelijke creditcards

• Bedrijfsleningen

Recruitmentkosten

• Salarissen

• Secundaire arbeidsvoorwaarden

• Belastingen

• Arbeidscontracten

• Aandelenopties

• Pensioenverplichtingen

• Verhuisdiensten

• Belastingverdeling

• Visums

• Werkvergunningen

• Repatriëring

2. Een co-werkgeverschap aangaan met een professional employer organization

Als je in een bepaald land al een juridische entiteit hebt en er remote werknemers wilt aannemen, kan een samenwerking met een professional employer organization (PEO) alles flink vergemakkelijken.

Zo'n samenwerking betekent dat jij en de PEO de werkgeversverantwoordelijkheden delen. De PEO regelt alle HR-taken, payroll, secundaire arbeidsvoorwaarden en naleving, en jij houdt de regie over de dagelijkse taken van je werknemers.

Voordelen:

• Gestroomlijnd HR-beheer

• Toegang tot uitgebreide secundaire arbeidsvoorwaardenpakketten

• Lokale expertise en compliance

Nadelen:

• Hogere kosten voor grotere organisaties

• Gedeelde verantwoordelijkheid betekent minder controle over HR- en managementbeslissingen

3. Een employer of record gebruiken

Als je geen lokale entiteit hebt in een land waar je mensen wilt aannemen en er niet een wilt oprichten, kun je gebruikmaken van een employer of record (EOR) die namens jou medewerkers aanneemt. 

Een EOR is een leverancier van global HR-diensten, waarmee je op een legale manier mensen in dienst kunt nemen in andere landen. Werken met een EOR is de snelste en voordeligste optie om personeel aan te nemen in landen waar je nog geen aanwezigheid hebt. Wanneer je met een EOR werkt, kun je meteen werknemers aannemen en onboarden in andere landen zonder dat je een entiteit hoeft op te richten.

Werken met een EOR is de beste optie als je voor het eerst met internationale werknemers gaat werken. Met een EOR kun je direct beginnen met de onboarding van werknemers zonder dat je eigen experts op het gebied van HR, juridische zaken en compliance nodig hebt. Je EOR regelt dit allemaal. Omdat de EOR namens jou werknemers aanneemt, wordt je bedrijf niet blootgesteld aan veel van de compliance-risico's van personeel aannemen in het buitenland.

Als je met een EOR werkt, kun je buitenlandse werknemers rechtstreeks via de EOR aannemen en ze daarna overzetten naar je eigen entiteit, zodra je deze hebt opgericht.

Voordelen:

• Efficiëntere onboarding van internationale werknemers

• Snelle markttoegang en projectuitvoering

• Lagere operationele kosten en minder administratieve complexiteiten

• Naleving van lokale arbeidswetgeving

• Betere toegang tot expertise en middelen

Nadelen:

• De kwaliteit van EOR-services verschilt. Kies een gerenommeerde EOR, zoals Remote, met veel ervaring en een bewezen staat van dienst. 

4. Internationale zzp'ers aannemen

Een andere mogelijkheid is om internationale zzp'ers aan te nemen die aan specifieke projecten of in een specifieke periode werken. Dit is een goede manier om te beginnen met een internationaal team. Het is handig voor start-ups die hun bedrijf willen opschalen, met name wanneer ze specifieke vaardigheden nodig hebben die lokaal niet beschikbaar zijn.

Het goede nieuws is dat je snel, makkelijk en zonder verborgen kosten zzp'ers aan kunt nemen en betalen. Je kunt met een internationaal platform voor zzp-beheer overal ter wereld zzp'ers onboarden, betalen en beheren.

Voordelen:

• Meer flexibiliteit

• Toegang tot gespecialiseerde vaardigheden en expertise

• Kostenbesparend; je betaalt alleen voor de geleverde diensten

Nadelen:

• Beperkte langetermijninzet en loyaliteit

• Mogelijke juridische en belastingcomplexiteiten

• Minder directe controle over workflow en planning

Groei snel verder met Remote

Remote stelt bedrijven in staat om snel uit te breiden en internationaal te concurreren met vereenvoudigde HR-processen.

Met Remote onboard je toptalent in een paar dagen, in plaats van weken, waardoor je je concurrerende positie behoudt en sneller belangrijke vacatures kunt invullen. Remote regelt alles: van contracten en payroll tot compliance en belastingen. Zo kun jij je richten op het vinden van de beste nieuwe werknemers om je bedrijf te laten groeien.

Unieke uitdagingen voor werkgevers die internationale werknemers aannemen

De voordelen van internationale werknemers zijn onmiskenbaar. Maar als je er weinig ervaring mee hebt, moet je wel eerst met een aantal dingen rekening houden. Als je in een ander land mensen gaat aannemen, heb je kennis nodig over lokale belastingwetten, contractwetgeving en HR-naleving. Het opstellen van een internationale uitbreidingsstrategie is een stuk makkelijker dan de implementatie ervan op locatie.

Op de hoogte blijven van lokale arbeidswetten

Een internationale infrastructuur opzetten om mensen aan te nemen kan duur en tijdrovend zijn. Je kunt op elk continent een lokaal HR-team opzetten en in elk land HR-specialisten en juridische specialisten in dienst nemen, maar je kunt ook een partner zoeken waarmee je op een makkelijkere manier je internationale team compliant uitbreidt. Als je besluit om samen te werken met een partner, kies er dan een met een uitgebreide internationale dekking.

Andere onderwerpen om rekening mee te houden, zijn bijvoorbeeld:

• Lokaal arbeidsrecht

• Arbeidswetten en lokale gebruiken

• Voorschriften voor payroll en boekhouding

• Contractbeheer

• Bescherming van je intellectueel eigendom

Uitbetalen van internationale werknemers

Zodra je de juiste mensen hebt gevonden die je wilt aannemen, kan het uitbetalen van het salaris weer andere problemen opleveren. Elk land heeft zijn eigen regels voor het uitbetalen van personeel. Dit kan van alles omvatten, van betalingsfrequentie tot belastinginhoudingen. Het is belangrijk dat je deze regels kent, zodat je je bedrijf en werknemers niet blootstelt aan onnodige boetes, kosten of straffen.

Andere overwegingen hebben betrekking op hoe je je internationale werknemers gaat uitbetalen. Stel jezelf de volgende vragen:

• In welke valuta ga je betalen?

• Heb je een rekening in de valuta van elk land waar je medewerkers wonen?

• Hoe ga je het geld overmaken? Gebruik je een bank of fintechbedrijf?

• Hoe betaal je werknemers als ze in een instabiel land wonen, ontheemd raken of vluchteling worden?

• Hoe worden je werknemers het liefst betaald? Willen ze worden betaald in de lokale valuta of in jouw valuta? Is het wettelijk toegestaan om te betalen in een andere valuta dan de lokale valuta?

• Hoe ga je om met wisselkoersschommelingen?

Internationale zzp'ers betalen

Als je naast vaste werknemers ook internationale zzp'ers gaat onboarden, zijn er enkele dingen waarmee je rekening moet houden. Je moet extra maatregelen nemen om geen onnodig risico te lopen. Een van de meest veelvoorkomende valkuilen is dat je werknemers verkeerd classificeert als zzp'ers. De gevolgen hiervan kunnen ernstig zijn, op financieel gebied en voor wat betreft je reputatie.

Internationale vergoedingen beheren

Voordat je een aanbod doet aan een internationale werknemer, is het goed om een internationale salarisstrategie op te stellen. Hoe je dit ook doet, zorg dat je consistent en transparant bent, zodat alle werknemers eerlijk worden behandeld en zich gewaardeerd voelen.

Bij het bepalen hoe je je internationale werknemers gaat betalen moet je rekening houden met het volgende:

• Het aantal internationale werknemers dat je verwacht aan te nemen

• In hoeveel landen je werknemers wonen

• Of je huidige werknemers gaan verhuizen naar een ander land

Aspecten om rekening mee te houden bij je salarisstrategie:

• Stabiliteit van de lokale valuta

• Kosten van levensonderhoud in elk land

• Lokale inflatie

• Levensstandaard van werknemers in je bedrijf

• Overheidsregelingen in elk land, waaronder sociale voorzieningen zoals een zorgverzekering

• Specifieke secundaire arbeidsvoorwaarden die per land verschillen

• Verhuiskosten, afhankelijk van wie het initiatief neemt voor de overplaatsing

• Doorlopende kosten voor expats die in twee landen een woning aanhouden

• Hypotax voor werknemers die in meerdere landen belastingplichtig zijn

Gangbare internationale salarisstrategieën

Als je werknemers in meerdere landen hebt, wil je waarschijnlijk zo snel mogelijk een internationale salarisstrategie opstellen om later moeilijke situaties te voorkomen. Hieronder vind je manieren waarop grote en kleine bedrijven hun internationale werknemers uitbetalen.

1. Aangepast

Stel voor elke werknemer een aangepast beloningsbeleid op.

Voordelen: Dit kan een goede optie zijn als je verwacht maar een beperkt aantal internationale werknemers in dienst te nemen.

Nadelen: Het is jouw verantwoordelijkheid om te zorgen dat beloningspakketten met elkaar overeenkomen. Als je bedrijf sneller groeit dan verwacht, kan deze aanpak omslachtig worden. Als werknemers een pakket op maat verwachten, is het moeilijk om deze strategie aan te passen, vooral als ze willen onderhandelen.

2. Iedereen hetzelfde salaris betalen

Bepaal salarisniveaus op basis van senioriteit en functie. Iedereen, overal ter wereld, verdient hetzelfde bedrag, meestal in de valuta van het hoofdkantoor van het bedrijf.

Voordelen: Er is geen discussie over of mensen een eerlijk salaris ontvangen. Iedereen weet dat ze hetzelfde verdienen als hun collega's. Als je niet de regio met de hoogste kosten van levensonderhoud als uitgangspunt gebruikt, kan dit je bedrijf geld besparen.

Nadelen: De kosten van levensonderhoud verschillen enorm per land. Als je salarissen standaardiseert door iedereen hetzelfde te bieden, kan dit tot problemen leiden. Mogelijk lukt het niet om werknemers aan te trekken die in regio's met hoge kosten van levensonderhoud wonen, tenzij je iedereen een hoog salaris biedt, maar dit kan zeer duur zijn en onhoudbaar worden.

3. Salaris aanpassen op basis van de kosten van levensonderhoud

Bepaal het salaris voor elke regio door werknemers een redelijke levensstandaard te geven. Dit werkt het beste als alle salarissen volledig transparant zijn en iedereen ze kan inzien.

Voordelen: Werknemers begrijpen dat hun vergoeding zodanig is vastgesteld dat iedereen met dezelfde functie en vergelijkbare ervaring dezelfde levensstijl en koopkracht kan hebben. Het bedrijf kan in verschillende regio's concurrerende pakketten aanbieden, zodat het bedrijf overal concurrerend kan zijn voor talent.

Nadelen: Mensen met veelgevraagde vaardigheden kunnen het bedrijf verlaten om meer te verdienen in een andere regio of bij een andere werkgever. Als een werknemer verhuist naar een ander land, kan het lagere salaris daar aanvoelen als een stap terug.

Er komt veel kijken bij het beheren van een internationaal salarisbeleid. Ongelijke beloning kan leiden tot een lage moraal en daarom is het essentieel dat je je beleid duidelijk kunt uitleggen en verdedigen. Er ontstaan complicaties als werknemers in een regio wonen met een instabiele valuta, met hoge inflatie of met hoge kosten van levensonderhoud. Als je goed nadenkt over alle variabelen voordat je het eerste aanbod doet, kun je in de toekomst tijd besparen en bouw je vertrouwen op binnen je internationale team.

Zie ook: Salaris berekenen voor remote werknemers

Een global payroll solution vinden

Als je in een land al een entiteit hebt, maar hulp wilt bij payrollbeheer, secundaire arbeidsvoorwaarden en compliance, kan een global payroll solution de beste mogelijkheid zijn. Voor global payroll services moet je een eigen entiteit hebben, maar als je al tijd en geld hebt besteed aan het oprichten van je entiteit, kunnen global payroll services goedkoper zijn dan volledige EOR-diensten.

Een global payroll solution fungeert meestal als verlengstuk van je eigen HR- en juridische afdeling. Met global payroll services kun je payrollprocessen, beheer van secundaire arbeidsvoorwaarden en bepaalde nalevingsaspecten uitbesteden. Je bent echter nog steeds uiteindelijk verantwoordelijk voor zaken als teamleden correct classificeren.

Risico's die komen kijken bij het aannemen van internationale werknemers

Overal komen risico's bij kijken, en het aannemen van internationaal personeel is geen uitzondering. Laten we eens kijken naar enkele risico's van werken met internationale werknemers. 

Risico op verkeerde classificatie

Hoe je werknemers classificeert wanneer ze bij je bedrijf beginnen, is essentieel om compliant te blijven in de verschillende landen. Je kunt mensen niet betalen als zzp'er als ze de taken van werknemers uitvoeren, zelfs niet voor een korte periode. Veel landen hebben strenge arbeidswetten om werknemersrechten te beschermen en ervoor te zorgen dat ze een eerlijk salaris en verplichte secundaire arbeidsvoorwaarden krijgen.

Hier zijn een paar veelvoorkomende redenen dat een internationale werkgever medewerkers verkeerd classificeert:

• Belastingontduiking

• Kosten besparen door te besparen op secundaire arbeidsvoorwaarden

• Werknemersrechten schenden door langere werkuren te verplichten

• Verschillende regelgeving verkeerd begrijpen

• Gebrek aan inzicht in de gevolgen van internationaal werven op de classificatieregels

Als bedrijven het arbeidsrecht schenden, krijgen lokale overheden niet de inkomsten die ze nodig hebben om essentiële diensten te verlenen. Daarom nemen ze deze gevallen zeer serieus. Overheden verwachten dat werkgevers loonbelasting, socialezekerheidsbijdragen en premies voor nationale gezondheidszorg betalen. Als je werknemers verkeerd classificeert als zzp'ers, met opzet of per ongeluk, zullen lokale overheden reageren met boetes en straffen, meestal met rente. Het laatste wat je wilt, is dat je in het vizier komt van een overheidsfunctionaris die constateert dat je niet compliant bent bij het in dienst nemen van personeel.

Hoe langdurig werken met zzp'ers kan leiden tot verkeerde classificatie

Werken met zzp'ers kan een goede manier zijn om te beginnen met het aannemen van internationale mensen, maar uiteindelijk moet je je internationale zzp'ers omzetten naar werknemers om compliant te blijven. Zelfs als je iemand in dienst neemt als zzp'er zijn er verschillende factoren waardoor de juridische classificatie kan veranderen zonder dat je iets hebt gedaan. Voorbeelden van deze factoren zijn:

• Hoelang ze aan je projecten hebben gewerkt

• Of ze exclusief voor jou werken

• Hoeveel controle je hebt over de manier waarop ze hun werk doen, waaronder prioriteiten stellen

• Of je kantoorruimte, apparatuur en software beschikbaar stelt

In sommige landen wordt een zzp'er na een bepaalde periode automatisch gezien als werknemer. Je wordt waarschijnlijk niet geïnformeerd wanneer dit gebeurt en je teamleden kennen zelf mogelijk ook de regels niet, zelfs niet als ze zzp'er willen blijven. Om het nog moeilijker te maken, veranderen de arbeidswetten continu. Wat vorig jaar legaal was, kan nu problemen veroorzaken.

Verkeerde classificatie van werknemers is een ernstige en dure overtreding. Je krijgt bijna zeker te maken met hoge straffen en boetes als je betrapt wordt. In uitzonderlijke gevallen kun je zelfs je vergunning kwijtraken om in het land actief te zijn. Als je een internationaal team hebt, is het verstandig om een EOR in te schakelen om het risico op verkeerde classificaties te voorkomen.

Voordat je de eerste stap op de internationale arbeidsmarkt waagt, is het goed om een partner te vinden die zorgen voor een prettige werknemerservaring en naleving van alle arbeidsverplichtingen. Een EOR-partner met eigen entiteiten, zoals Remote, is je beste optie om internationaal personeel aan te nemen en compliant te blijven met lokale en internationale arbeidswetten. 

Risico op permanente vestiging

Het risico op permanente vestiging is een belastingterm die inhoudt dat een bedrijf zodoende vertegenwoordiging heeft in een land dat het betreffende land belasting kan heffen bij het bedrijf. In bepaalde gevallen kan dit leiden tot dubbele belasting, zowel in het land waar het hoofdkantoor van het bedrijf is gevestigd als in het land waar internationale werknemers werken.

Bedenk dat je geen kantoor nodig hebt om te worden beschouwd als bedrijf met permanente vestiging. Als je zakendoet in een land, met name als je verkoopt of inkomsten genereert, moet je je bewust zijn van het risico op permanente vestiging. Werken met een EOR betekent niet meteen dat het risico op permanente vestiging verdwijnt.

Door de populariteit van thuiswerkregelingen zijn overheden zich bewuster geworden van en scherper gaan toezien op het naleven van de regels voor permanente vestiging. Voordat je internationaal mensen gaat aannemen, is het belangrijk om met een betrouwbare partner te spreken met lokale expertise om inzicht te krijgen in je risico op permanente vestiging.

Zie ook: Wat bedrijven met remote werknemers moeten weten over het risico op permanente vestiging

Intellectueel eigendom beheren

Een belangrijk onderdeel van internationaal personeel aannemen is bescherming van je intellectueel eigendom. De kosten voor een rechtszaak over patenten liggen tussen de 2,3 en 4 miljoen euro. Als je dus remote werknemers aanneemt, wil je je innovaties en uitvindingen goed onder eigen controle houden.

Wetten met betrekking tot intellectueel eigendom zijn per land verschillend. In sommige regio's kunnen rechten op intellectueel eigendom worden toegekend aan lokale medewerkers, tenzij dit specifiek is geregeld in de arbeidsovereenkomsten. Typen intellectueel eigendom die vaak risico lopen, zijn onder andere:

• Copyrights

• Patenten

• Handelsmerken

• Handelsgeheimen

Elk bedrijf moet proactief het eigen concurrentievoordeel beschermen. Elke sector kent enige vorm van bescherming van intellectueel eigendom, maar bedrijven in sommige sectoren moeten extra voorzichtig zijn:

• Technologie

• Finance

• Energie

• Productie

• Start-ups

Als internationale uitbreiding deel uitmaakt van je bedrijfsstrategie of als je wilt profiteren van een onbeperkte internationale talentenpool, is een internationaal remote team opzetten je beste optie. Het samenstellen van een personeelsbestand kent uitdagingen, maar wanneer je internationaal mensen in dienst neemt, heb je een wereld aan talent om uit te kiezen.

Ontvang Remote's recruitmentgids voor inzichten van experts in remote onboarding

Ontdek welke processen je moet inrichten om remote medewerkers te vinden, werven en onboarden (en daarbij compliant te blijven)

Gids downloaden

Wat zijn de visumregels als je internationale werknemers wilt aannemen?

Als je de deur naar een internationaal team opent, moet je erop voorbereid zijn dat je huidige werknemers ook op zoek gaan naar mogelijkheden om in het buitenland te gaan werken. Een van de beste manieren om internationale werknemers te trainen en je bedrijfscultuur te introduceren op een nieuwe locatie, is door ervaren werknemers over te plaatsen. Als je weet hoe je internationale overplaatsingen regelt, kun je vragen erover beter beantwoorden.

Wettelijk toestemming krijgen om internationaal te werken bestaat uit twee delen:

1. Mag de kandidaat in het land wonen?

2. Heeft de kandidaat recht op een werkvisum in het land?

Laten we hier wat dieper op ingaan.

Verblijfsvereisten voor overplaatsing

Je moet ervoor zorgen dat je werknemer vóór de overplaatsing een visum en werkvergunning heeft. In veel landen moeten werknemers voldoen aan minimale verblijfsvoorwaarden (ze moeten bijvoorbeeld een minimum aantal dagen per jaar in het land wonen). Andere vereisten kunnen zijn:

• Een medische verklaring van een arts

• Een drugstest

• Een antecedentenonderzoek door de politie

• Een financiële evaluatie

• Vingerafdrukken laten afnemen

• Een taaltest

• Referenties

Als je werknemers niet voldoet aan de vereisten, heeft het weinig zin om een werkvisum aan te vragen. Werknemers mogen niet werken in landen waar ze niet mogen wonen.

Een werkvisum verkrijgen bij overplaatsing

Er zijn meestal verschillende obstakels bij het verkrijgen van een werkvisum in een nieuw land. De kandidaat moet mogelijk specifieke ervaring, opleiding of vaardigheden hebben om in aanmerking te komen voor een visum. In sommige landen moeten kenniswerkers bijvoorbeeld een universiteitsdiploma hebben, ongeacht hun ervaring. Het is mogelijk dat er een werkvergunning wordt verstrekt, maar dat de medewerker steun van een bedrijf nodig heeft voordat een visum wordt verleend.

In sommige landen krijg je alleen een werkvisum als er geen gekwalificeerde lokale kandidaten zijn. Mogelijk moet je bewijzen dat je op de lokale markt uitgebreid naar personeel hebt gezocht voordat je iemand uit een ander land kunt overplaatsen.

Een land kan verschillende typen werkvisums hebben, afhankelijk van het lokale tekort aan specifieke vaardigheden. Het is niet ongebruikelijk dat er tijdelijke, permanente en speciale werkvisums zijn. Deze zijn allemaal geschikt voor werken, maar voor elk type zijn er andere eisen die verschillen per land.

Overplaatsingsobstakels overwinnen

Overplaatsingen lijken misschien ingewikkeld, maar een EOR kan je begeleiden bij het verkrijgen van de benodige visums en werkvergunningen. Als je een internationale overplaatsing aanbiedt, doe dat dan op voorwaarde dat de kandidaat voldoet aan de immigratie- en visumvereisten van het land waar de kandidaat gaat wonen en werken. Zelfs als de kandidaat en de EOR het eens zijn, moet je wachten op goedkeuring van de betreffende overheid.

Remote biedt een handig overplaatsingsprogramma waarmee jij en je werknemers het proces naadloos en compliant kunnen doorlopen.

De makkelijkste manier om je global HR op te schalen en compliant te blijven

Als je een partner hebt die je helpt met internationaal werven in meerdere landen, loop je geen risico op compliance-fouten. Samenwerken met een expert zorgt ook voor een consistente ervaring voor jou en je werknemers. Voordat je een partner kiest, zijn er echter een aantal dingen die je moet weten.

Waarom je een EOR met eigen entiteiten moet gebruiken

Er zijn twee soorten global employment solutions en het is belangrijk om het verschil te weten voordat je een beslissing neemt. Je moet checken of de dienstverlener een EOR met eigen entiteiten is of een partnerafhankelijke EOR. 

Zie de onderstaande korte definitie van elk type EOR:

Eigen entiteiten: Een partner met eigen entiteiten biedt alle diensten die je nodig hebt om internationaal personeel aan te nemen en maakt gebruik van eigen middelen. Ze zijn meestal voordeliger en bieden betere bescherming van je intellectueel eigendom. Het grote voordeel is de directe relatie die je hebt met je EOR. Je kunt erop vertrouwen dat de kwaliteit en het serviceaanbod gelijk zijn in alle landen waar je werknemers aanneemt. Doordat EOR's met eigen entiteiten lokale kennis en teams hebben, krijg je ook een partner die de lokale wetten kent en betere klantenservice biedt.

Partnerafhankelijk: Een EOR die afhankelijk is van partners helpt je niet rechtstreeks. Ze hebben partners die fungeren als tussenpersoon tussen jou en de EOR. Je zult merken dat de serviceniveaus tussen landen verschillen en dat er hoge en onvoorspelbare kosten zijn omdat partnerafhankelijke EOR's extra kosten in rekening brengen bovenop de diensten van hun partners, om winst te kunnen maken.

De risico's van samenwerken met een partnerafhankelijke EOR

Die zitten hem vooral in het woord 'afhankelijk', wat betekent dat de EOR niet de gewenste mate van autonomie heeft. Als je ooit geld hebt overgemaakt naar het buitenland en een reeks extra banken en bankkosten in de transactie hebt gezien, weet je wat het probleem van partnerafhankelijke financiële diensten zijn. Een partnerafhankelijke EOR kan ook niet garanderen dat hun partners de kosten of prijzen niet wijzigen en kan waarschijnlijk niet echt transparantie bieden qua kosten die je in rekening worden gebracht.

Een partnerafhankelijke EOR is net zo goed als elke partner van elke aparte dienst. De kwaliteit en consistentie zullen per land verschillen en mogelijk per regio binnen een land. Als je aanbieder van global employment solutions werkt met partners, kan het lastig zijn om snel antwoord op je vragen te krijgen. Daar kan een partnerafhankelijke EOR weinig aan doen, vooral niet als ze zelf uren of dagen op een antwoord moeten wachten.

Kortom: het is altijd beter om te werken met een partner met eigen entiteiten, zoals Remote, voor consistente diensten en eerlijke, transparante tarieven.

Remote maakt internationaal werknemers aannemen makkelijker

Je eerste buitenlandse teamleden in dienst nemen kan een uitdaging zijn, maar maak je geen zorgen. Remote kan je helpen om makkelijk je internationale team aan te nemen, te onboarden, betalen en secundaire arbeidsvoorwaarden te bieden. We zijn in tientallen landen actief, en het aantal landen blijft steeds toenemen.

Met Remote kun je in een paar klikken werknemers en zzp'ers uit de hele wereld onboarden en je hele internationale team beheren op één geweldig platform. Wij regelen de complexe zaken van wereldwijd werven namens jou, zodat jij je geen zorgen hoeft te maken over internationale arbeidswetten en meer tijd kunt besteden aan de groei van je bedrijf.

Remote biedt bedrijven van elke omvang de kans om te werven in nieuwe landen zonder geld en tijd te hoeven investeren in het openen van nieuwe entiteiten of buitenlandse vestigingen. Omdat Remote een EOR met eigen entiteiten is, heb je altijd één aanspreekpunt voor al je global HR-zaken, van payroll en secundaire arbeidsvoorwaarden tot belastingen. Met Remote kun je je werknemers zelfs aandelenopties aanbieden, rechtstreeks via ons platform.

Globale uitbreiding binnen handbereik

Je bestuur is misschien enthousiast over het idee om over te stappen op een internationaal businessmodel, maar jij ziet er wellicht een beetje tegenop. De procedures voor internationaal werven kunnen uitdagend zijn, vooral als je altijd alleen met lokale werknemers hebt gewerkt. Nu de wereld van werken steeds meer remote wordt, zijn traditionele problemen rondom internationaal personeel aannemen, verdwenen. Dit biedt kansen om concurrentievoordeel te behalen door een internationaal team van wereldklasse samen te stellen.

Of je nu een doorgewinterde global HR-expert bent of net begint, je hoeft het gelukkig niet alleen te doen. Als je met Remote werkt, krijg je toegang tot een internationale talentenpool, zonder stress, zonder verrassingen en met altijd lage, vaste tarieven. Bedenk eens wat je kunt bereiken als je het beste talent ter wereld in dienst zou kunnen nemen.

Met Remote's platform voor global HR-diensten kun je:

• Zorgeloos mensen aannemen in tientallen landen.

• Op één plek global payroll services beheren voor werknemers en zzp'ers.

• De regels blijven naleven bij je wereldwijde recruitment.

• Eén aanspreekpunt hebben voor je internationale HR-vragen.

• Geld besparen op investeren in internationale kantoren.

• Geld besparen op kosten voor een entiteit of buitenlandse dochteronderneming.

• Werknemers altijd op de juiste manier classificeren.

• Je intellectueel eigendom beschermen.

• Juridische en advieskosten besparen voor je internationale team.

• Je je bedrijf snel en efficiënt laten groeien en opschalen.

• Een cultuur creëren van diversiteit, betrokkenheid en inclusie.

En het beste is dat je niet eens hoeft te wachten. Meld je nu aan om binnen enkele minuten te beginnen met het onboarden van werknemers en zzp'ers uit de hele wereld.

De snelste, makkelijkste en veiligste manier om een globaal team aan te nemen

Of je nu een start-up bent of een gevestigd bedrijf, Remote biedt de voordeligste manier om je internationale team samen te stellen, compliant te blijven met arbeidswetten en fiscale wetten, en te profiteren van de voordelen van internationaal werven.

Ben je klaar om te beginnen of heb je nog vragen? Remote helpt je graag.

Met onze EOR-diensten is het makkelijker om medewerkers in andere landen aan te nemen. Ontdek meer over internationale werknemers aannemen met Remote. 

Meld je nu aan om meteen te beginnen met de onboarding van internationale werknemers en zzp'ers.

Neem contact met ons op om met een global HR-expert te praten over de unieke recruitmentwensen van jouw bedrijf.

Start hiring with Remote, the new standard in global HR

Create an account with G2's top-ranked multi-country payroll software and start onboarding your first employees in minutes.

Aan de slagBoek een demo